A retenção de registros eletrônicos nada mais é do que configurar um sistema para fazer backup de dados importantes em um local de trabalho, e a boa notícia é que boa parte disso pode ser realizada automaticamente com a configuração adequada. Muitas empresas cometem o erro de fazer backup de seus valiosos documentos em vários servidores, no entanto, o que pode criar centenas ou até milhares de arquivos duplicados que ocupam espaço e acabam atrasando o servidor. O mesmo pode ser dito dos backups tradicionais, como papelada e discos compactos – não faz sentido manter backups repetitivos depois que um sistema de retenção de registros eletrônicos é implementado. Normalmente, é procurado um profissional com experiência em tecnologia da Internet para configurar esse sistema e, como o backup online normalmente faz parte do pacote de retenção de registros eletrônicos, as informações devem ser protegidas para sempre.
Antes de implementar um programa de retenção de registros eletrônicos, é importante que os usuários considerem exatamente o que precisa ser armazenado em vários locais. Por exemplo, os arquivos comerciais acessados por muitos funcionários ao longo do dia devem ser salvos em cada sistema de computador individual, mas os arquivos que lidam com clientes antigos ou informações fiscais devem ser guardados com segurança em um computador mainframe, pois esse tipo de arquivo raramente é necessário. Outra função importante de um programa de retenção de registros eletrônicos é a capacidade de limpar arquivos desnecessários após um certo período de tempo para manter a rede em geral o mais livre de desordem possível. Essas tarefas não apenas ajudam a otimizar a velocidade com que as informações podem ser distribuídas pelo local de trabalho, mas também estabelecem padrões para cada funcionário aderir ao lidar com os dados da empresa.
Outro aspecto crítico da retenção de registros eletrônicos é implementar um backup automático que ocorre em intervalos regulares, e essa tarefa pode ser configurada para ser executada semanalmente, diariamente ou até a cada minuto, quando necessário. Além de colocar arquivos em um servidor centralizado, muitas empresas também implementam backups em unidades externas, unidades remotas ou em um CD (CD) para garantir que os dados sempre existam em dois locais separados e independentes. Embora, para muitos, esse processo pareça desnecessário, uma sobrecarga em um circuito elétrico pode efetivamente apagar todos os discos rígidos de uma empresa. O backup online tornou-se especialmente popular, uma vez que os dados são armazenados em uma região geográfica diferente – portanto, mesmo que um evento catastrófico como um furacão ou tornado destrua cada peça de hardware, as informações da empresa ainda permanecerão seguras.
Outro aspecto inteligente da retenção de registros eletrônicos é verificar fisicamente se os backups realmente ocorreram, porque algo tão simples quanto um cabo Ethernet danificado pode impedir que as informações sejam salvas corretamente. Muitas empresas assumem erroneamente que os backups automáticos estão imunes a contratempos, mas isso simplesmente não é o caso. Os indivíduos sempre devem verificar se os dados são armazenados em backup adequadamente pelo menos mensalmente ou sempre que um novo arquivo ou programa é implementado.
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