A reten??o de registros eletr?nicos nada mais ? do que configurar um sistema para fazer backup de dados importantes em um local de trabalho, e a boa not?cia ? que boa parte disso pode ser realizada automaticamente com a configura??o adequada. Muitas empresas cometem o erro de fazer backup de seus valiosos documentos em v?rios servidores, no entanto, o que pode criar centenas ou at? milhares de arquivos duplicados que ocupam espa?o e acabam atrasando o servidor. O mesmo pode ser dito dos backups tradicionais, como papelada e discos compactos – n?o faz sentido manter backups repetitivos depois que um sistema de reten??o de registros eletr?nicos ? implementado. Normalmente, ? procurado um profissional com experi?ncia em tecnologia da Internet para configurar esse sistema e, como o backup online normalmente faz parte do pacote de reten??o de registros eletr?nicos, as informa??es devem ser protegidas para sempre.
Antes de implementar um programa de reten??o de registros eletr?nicos, ? importante que os usu?rios considerem exatamente o que precisa ser armazenado em v?rios locais. Por exemplo, os arquivos comerciais acessados ??por muitos funcion?rios ao longo do dia devem ser salvos em cada sistema de computador individual, mas os arquivos que lidam com clientes antigos ou informa??es fiscais devem ser guardados com seguran?a em um computador mainframe, pois esse tipo de arquivo raramente ? necess?rio. Outra fun??o importante de um programa de reten??o de registros eletr?nicos ? a capacidade de limpar arquivos desnecess?rios ap?s um certo per?odo de tempo para manter a rede em geral o mais livre de desordem poss?vel. Essas tarefas n?o apenas ajudam a otimizar a velocidade com que as informa??es podem ser distribu?das pelo local de trabalho, mas tamb?m estabelecem padr?es para cada funcion?rio aderir ao lidar com os dados da empresa.
Outro aspecto cr?tico da reten??o de registros eletr?nicos ? implementar um backup autom?tico que ocorre em intervalos regulares, e essa tarefa pode ser configurada para ser executada semanalmente, diariamente ou at? a cada minuto, quando necess?rio. Al?m de colocar arquivos em um servidor centralizado, muitas empresas tamb?m implementam backups em unidades externas, unidades remotas ou em um CD (CD) para garantir que os dados sempre existam em dois locais separados e independentes. Embora, para muitos, esse processo pare?a desnecess?rio, uma sobrecarga em um circuito el?trico pode efetivamente apagar todos os discos r?gidos de uma empresa. O backup online tornou-se especialmente popular, uma vez que os dados s?o armazenados em uma regi?o geogr?fica diferente – portanto, mesmo que um evento catastr?fico como um furac?o ou tornado destrua cada pe?a de hardware, as informa??es da empresa ainda permanecer?o seguras.
Outro aspecto inteligente da reten??o de registros eletr?nicos ? verificar fisicamente se os backups realmente ocorreram, porque algo t?o simples quanto um cabo Ethernet danificado pode impedir que as informa??es sejam salvas corretamente. Muitas empresas assumem erroneamente que os backups autom?ticos est?o imunes a contratempos, mas isso simplesmente n?o ? o caso. Os indiv?duos sempre devem verificar se os dados s?o armazenados em backup adequadamente pelo menos mensalmente ou sempre que um novo arquivo ou programa ? implementado.
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