Os trabalhos de gerente de propostas geralmente envolvem a supervisão do processo de preparação e envio de um plano por escrito para fornecer serviços de projeto. Muitas das responsabilidades relacionadas aos trabalhos de gerente de propostas incluem revisar os requisitos do projeto, escrever e montar a equipe de preparação da proposta. À medida que o processo avança, os trabalhos de gerente de propostas também podem envolver reuniões de facilitação e revisões de envio pós-proposta.
Normalmente, os gerentes de propostas podem trabalhar em uma variedade de configurações nas quais as organizações fazem lances por serviços de contratação. As organizações sem fins lucrativos podem precisar de gerentes de propostas para licitar contratos ou subsídios do governo. As organizações do setor privado geralmente contratam gerentes de propostas para também licitar projetos para o governo e outras empresas privadas.
Uma pessoa nessa função pode conduzir uma revisão dos requisitos da proposta, concentrando-se em aspectos como formato, duração e detalhes de suporte. Uma revisão dos requisitos pode ajudar a determinar a viabilidade de concluir a proposta. O entendimento dos requisitos da proposta normalmente abre caminho para um gerente de propostas reunir a equipe necessária para executar cada tarefa.
Geralmente, as propostas são concluídas em um dos dois formatos, dependendo dos critérios definidos pelo solicitante da proposta do projeto. Alguns solicitantes podem querer um documento detalhado que explique como a organização pode cumprir certas responsabilidades do projeto. Outros podem preferir uma apresentação breve e de alto nível que enfatize aspectos importantes e responda a perguntas sobre a capacidade da organização. Outros ainda podem esperar um documento escrito detalhado e uma apresentação de alto nível.
Em ambos os casos, os trabalhos de gerente de propostas são geralmente responsáveis por garantir que a organização possa concluir os requisitos de envio do plano. Muitas vezes, isso requer a definição de marcos da proposta para o cumprimento dos prazos de envio. Não apenas um gerente de proposta deve fazer essa determinação, mas também deve garantir os recursos necessários.
Os recursos para concluir um projeto de proposta podem incluir uma equipe e recursos financeiros. A equipe do projeto pode ser composta por funcionários encarregados de tarefas como conduzir pesquisas e redigir a proposta. Os recursos financeiros geralmente compreendem o custo para a organização cumprir as obrigações do projeto.
Embora um gerente de proposta possa delegar a maior parte do trabalho, a responsabilidade final cabe a ela pelo resultado. Isso geralmente requer habilidades de liderança para manter a equipe no caminho das tarefas, marcos e prazos. Ela pode editar os membros materiais da equipe enviados para apoiar a proposta, como um orçamento financeiro e detalhes por escrito. Além disso, ela normalmente supervisiona as atividades diárias para determinar se alguma tarefa está atrasada.
O trabalho relacionado aos trabalhos de gerente de propostas geralmente não termina com o envio. Se o solicitante aceitar a oferta da organização, alguns gerentes de proposta poderão liderar sessões de negociação de contratos. Além disso, os gerentes de propostas também podem realizar reuniões com a equipe responsável pela implementação dos requisitos do projeto. Quer a proposta seja ou não aceita, a maioria dos gerentes de proposta também realiza reuniões de revisão pós-processo para determinar as lacunas de eficiência.