Il processo di comunicazione è una sequenza di eventi in cui un mittente trasmette un messaggio a un destinatario. Il messaggio può essere verbale o non verbale purché il destinatario sia in grado di capirlo. Ci sono diversi passaggi nel processo: codifica, mezzo di trasmissione, decodifica e feedback. Il mittente seleziona un formato per il messaggio, lo “codifica” in quella forma, quindi seleziona e utilizza un mezzo, o metodo, di trasmissione. Quando il destinatario riceve il messaggio, viene “decodificato” e si verifica un feedback.
I componenti necessari che devono essere presenti affinché il processo di comunicazione avvenga includono il mittente, il destinatario e il messaggio. Il mittente è la persona o il gruppo che ha bisogno di comunicare informazioni e trasmette il messaggio. Il messaggio può assumere molte forme come scrittura, immagini, gesti o discorso. Affinché avvenga una comunicazione efficace, è fondamentale che il messaggio possa essere facilmente compreso. Il destinatario è la persona o il gruppo che riceve il messaggio, lo comprende e risponde se appropriato.
Il primo passo nel processo di comunicazione è chiamato codifica. Questo è quando il messaggio viene trasformato da un pensiero nella mente di qualcuno in una forma che può essere compresa da altri. Il messaggio può essere scritto, pronunciato o può anche assumere una forma non verbale o senza parole, come gesti o un’immagine. Una volta che il messaggio è stato codificato, dovrebbe essere in una forma pronta per essere ricevuta e compresa.
Dopo che il messaggio è stato preparato per la trasmissione, deve essere inviato. Questa parte del processo di comunicazione è chiamata mezzo di trasmissione. In questo passaggio, il mittente seleziona il metodo migliore per inviare il messaggio e lo trasmette. Ad esempio, un messaggio scritto può assumere la forma di un’e-mail o di un rapporto aziendale stampato e consegnato a mano. Un messaggio verbale può essere una conversazione telefonica o un discorso tenuto davanti a un pubblico e un messaggio non verbale come un’immagine può essere trasmesso pubblicandolo su Internet o appendendolo in un museo.
Una volta che il messaggio è stato trasmesso, il passaggio successivo nel processo di comunicazione richiede la decodifica. Ciò si verifica una volta che il destinatario riceve il messaggio, lo esamina e lo interpreta utilizzando conoscenze ed esperienze precedenti. In questo modo il destinatario sviluppa una comprensione del significato del messaggio che si basa in parte sul proprio background. Infine, il feedback è l’ultima parte del processo in cui il destinatario risponde al messaggio, indicando così la comprensione.