La comunicazione aziendale è un ampio contesto che include il modo in cui un’azienda si presenta internamente ed esternamente e trasmette il suo messaggio ai consumatori. È composto da comunicazioni sia verbali che scritte, ma è la parte che si svolge nella scrittura che determina lo stile e l’immagine pubblica di un’azienda. In generale, un’azienda può scegliere stili di comunicazione aziendale che incorporano modalità di indirizzo formali, informali e colloquiali.
Le aziende spesso prendono decisioni strategiche in merito agli stili di comunicazione aziendale che i dipendenti possono utilizzare per svolgere varie attività. È ragionevole affermare che se una società non prende una posizione proattiva sullo stile di comunicazione aziendale, è più probabile che si verifichino gravi problemi a causa di problemi di comunicazione. Alcune aziende hanno un piano di comunicazione molto sofisticato che descrive in dettaglio l’approccio e il tono per tutti i tipi di comunicazione. Altri con budget inferiori tendono a spezzare lo stile di comunicazione in approcci interni ed esterni.
Le comunicazioni interne hanno maggiori probabilità di essere informali o casuali. Una società in genere vieta determinati tipi di linguaggio o comportamenti, ma tende ad allentare le regole formali di comunicazione tra i dipendenti. Ciò significa che un dipendente non deve necessariamente preoccuparsi di scrivere lo stile quando invia un’email a un collega. La sua corrispondenza può essere più amichevole e usare colloquiali.
Spesso rimane una distinzione tra comunicazione interna orizzontale e verticale. Gli stili di indirizzo che possono essere appropriati tra due dipendenti che ricoprono la stessa posizione potrebbero essere inappropriati in una comunicazione tra un dipendente e il suo capo. Quindi la comunicazione aziendale interna può spesso essere casuale, con determinati parametri di buon senso.
La comunicazione esterna il più delle volte ha stili di comunicazione aziendale identificati per ogni tipo di interazione commerciale con soggetti esterni. Ad esempio, un’azienda può incaricare i propri dipendenti di comunicare con i clienti attuali e potenziali in uno stile formale. Ciò significherebbe rivolgersi alle persone per titolo e cognome, anche se la corrispondenza è via e-mail, ad esempio.
Allo stesso modo, una società potrebbe imporre uno stile formale nelle relazioni scritte, come la relazione annuale della società agli azionisti. Ciò impedisce ai dipendenti di diventare troppo amichevoli con le parti esterne o di rivelare informazioni inappropriate mentre scherzano. In effetti, lo stile di comunicazione predefinito per la maggior parte delle aziende è formale, poiché è più difficile sbagliare osservando una certa distanza nelle comunicazioni con terze parti.
Le aziende che consentono stili informali, informali o colloquiali di comunicazione commerciale con soggetti esterni in genere limitano l’autorizzazione al marketing. Se il reparto marketing vuole posizionare un prodotto in un certo modo, o crea un messaggio che la società ritiene debba presentare un tono amichevole, vengono utilizzati questi stili. Gli stili di comunicazione aziendale meno formali sono in genere appropriati solo in altri contesti esterni quando vi sono relazioni molto strette tra il dipendente e la terza parte che garantiscono uno stile di comunicazione più rilassato.