La contabilità clienti è un’attività contabile che comporta la ricezione di fatture e il pagamento di fatture. Le applicazioni software di contabilità clienti sono strumenti automatizzati che consentono a un’azienda di utilizzare la tecnologia informatica per rimuovere alcune azioni manuali da questo processo. Diversi tipi di applicazioni includono la ricevuta di fatture elettroniche, più pacchetti di fatture per numerosi fornitori e assegni elettronici e registrazione dei pagamenti per la finalizzazione dei conti dei fornitori. Nella maggior parte dei casi, le applicazioni software di contabilità clienti sono all-inclusive, il che significa che un pacchetto software gestisce tutte queste attività. I pacchetti software modulari consentono alle aziende di aggiungere solo un modulo di contabilità clienti al software esistente per completare queste funzioni.
Le fatture sono generalmente un documento che convalida una transazione, come l’acquisto di beni o servizi. Anziché ricevere fatture cartacee tramite posta, le applicazioni software di contabilità clienti possono consentire il trasferimento elettronico e la ricezione di tali documenti. Ad esempio, il download di un file dal sito Web di un fornitore direttamente nel software di contabilità clienti consente alle persone di rivedere i documenti e bilanciare i conti tramite il pacchetto software. Anche gli estratti conto elettronici possono funzionare in modo simile, ovvero scaricabili da un sito web. Ciò consente di risparmiare carta e impedisce la perdita di documenti contabili fondamentali.
Poche aziende hanno solo pochi venditori o fornitori da cui acquistano beni e servizi. Pertanto, le applicazioni software per la contabilità clienti dispongono di funzionalità che consentono più numeri di conto e conti di fornitori. Possono essere necessari più conti di crediti per raggruppare i fornitori in base al tipo o ai beni o servizi offerti. Le applicazioni software di contabilità clienti possono offrire ampie suddivisioni di opzioni per la classificazione e la gestione di fornitori e altri articoli. Molti tipi di pacchetti software consentono la personalizzazione del sistema utilizzato per la gestione dei crediti.
Un altro scopo della contabilità elettronica è l’uso di computer e software per eliminare alcune attività manuali, come la scrittura di assegni e il bilanciamento dei conti. Ad esempio, una volta che una società finalizza la propria contabilità clienti per un periodo, sono necessari assegni per inviare il pagamento e i conti devono essere liquidati per riconoscere i pagamenti. I pacchetti software di contabilità clienti in genere consentono di stampare assegni utilizzando il computer; una volta stampati, il sistema registra anche elettronicamente i pagamenti tramite assegno e finalizza i pagamenti. A questo punto, i contabili devono semplicemente rivedere i conti, assicurarsi che siano equilibrati se necessario e assicurarsi che non vi siano errori. Ciò porta a un altro vantaggio per questo software: report elettronici per aiutare a bilanciare i conti attivi nella contabilità generale.
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