I libri contabili sono tra i documenti più comuni e più importanti nel sistema contabile di un’azienda. Sebbene esistano molti tipi diversi di libri mastri, i più comuni sono le vendite, gli acquisti, i contanti e i libri mastri generali. Ciascuno di questi libri contabili contiene un tipo specifico di transazione commerciale, rendendo più facile per l’azienda trovare informazioni in un secondo momento. I contabili sono responsabili della preparazione dei libri contabili della società e della registrazione delle transazioni di conseguenza. Il bilancio è il risultato finale delle informazioni tratte dai libri contabili di una società.
I libri contabili delle vendite contengono tutte le transazioni relative alla vendita di scorte o servizi ai clienti. I contabili registrano la data della transazione, una breve descrizione e l’importo della vendita. Il libro mastro di solito contiene i dati per un determinato mese poiché questa è la procedura più comune nei sistemi di contabilità. Anche altre informazioni, come sconti sulle vendite, resi o altri sconti, possono essere presenti in questo libro mastro. Solo i dati relativi alle vendite della società dovrebbero essere in questo libro contabile in un dato momento.
Gli acquisti hanno un proprio libro separato in un sistema contabile. Questi libri contabili contengono solo informazioni sui soldi che un’azienda spende per acquisire gli articoli necessari per eseguire operazioni commerciali. I contabili elencano informazioni simili al libro contabile delle vendite, ovvero la data della transazione, una breve descrizione e l’importo in dollari per gli articoli acquistati. Può anche esistere un subledger, chiamato conti da pagare. Questo subledger elenca tutti i fornitori a cui l’azienda deve denaro per beni o servizi acquistati.
I libri contabili di cassa contengono tutte le transazioni per le attività che utilizzano contanti. Lo scopo di questo libro mastro è aiutare un’azienda a riconciliare i propri conti bancari alla fine del mese. In alcuni casi, questo libro mastro potrebbe non avere un’attività abbondante durante il mese, date le dimensioni e la natura dell’attività. I contabili di solito registrano le transazioni in contanti e quindi possono dare il libro mastro a un individuo che riconcilia il conto bancario. La separazione dei compiti tra i contabili che gestiscono il libro mastro aiuta a prevenire il verificarsi di irregolarità, come frode o appropriazione indebita.
Il libro mastro generale è un catchall per le transazioni che non rientrano nello scopo degli altri libri contabili. I contabili usano spesso questo libro mastro come ultima risorsa per le transazioni commerciali. La registrazione di troppe transazioni qui può comportare la perdita di informazioni o dati che richiedono del tempo per essere esaminati quando si trovano le informazioni. I contabili spesso stabiliscono regole specifiche per l’utilizzo di un libro mastro generale.
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