Le procedure per la piccola cassa sono stabilite da aziende o altre organizzazioni per gestire piccole quantità di denaro contante. Chiamato un fondo di cassa piccola, questo denaro viene utilizzato per fare piccoli acquisti invece di scrivere un assegno o utilizzare una carta di credito aziendale. Una società assegnerà un custode il cui compito è assicurarsi che tutti i soldi siano contabilizzati tramite una ricevuta o altra documentazione appropriata.
Di solito meno di $ 250 dollari USA, un piccolo fondo di cassa consente l’utilizzo di contanti per piccoli acquisti o rimborsi senza l’ingombrante processo di scrittura di un assegno. Una piccola cassa può anche sostituire la necessità di emettere carte di credito aziendali a più persone che effettuano piccoli acquisti. Questo a sua volta riduce la responsabilità per l’azienda.
Se non è già stato istituito un fondo per la piccola cassa, è necessario stabilire procedure per la piccola liquidità per garantire che tutto il denaro sia adeguatamente tracciato e monitorato. A volte vengono effettuati acquisti regolari e di routine che scendono al di sotto di un determinato importo in dollari e quindi rendono inefficiente la compilazione di un assegno per il rimborso. In tal caso, si dovrebbe contattare un manager o un controllore di un’azienda per creare un fondo di piccola liquidità.
Se esiste già un fondo di piccola cassa, è essenziale disporre delle giuste procedure di piccola cassa per rintracciare il denaro. Questo avviene in due modi: rimborso o pagamento anticipato. Il rimborso avviene quando un acquisto è già stato effettuato e una persona presenta una ricevuta o altra documentazione per poter essere rimborsata del denaro speso. Un pagamento anticipato si verifica quando viene erogato denaro per un acquisto non ancora effettuato. In questo caso, un buono o altra documentazione deve essere inserita nel fondo cassa piccola al momento dell’erogazione. Questo voucher mostrerà chi ha erogato il denaro e chi ha ricevuto il denaro, insieme alla data, allo scopo e ad altre informazioni pertinenti. Il buono rimane nella cassa fino alla restituzione della ricevuta al custode.
Il custode del fondo di piccola cassa è di norma stabilito nelle procedure di piccola cassa. Questa è in genere una determinata posizione, come Office Manager, assegnata al compito. Il custode è quindi responsabile dell’intero fondo di piccola cassa. In qualsiasi momento, l’importo del fondo di piccola cassa più i buoni deve essere uguale all’importo totale originale del fondo.
Procedure dettagliate di piccola cassa sono essenziali per tenere traccia del denaro all’interno del fondo di piccola cassa. Questo perché ogni volta che c’è denaro, c’è un potenziale abuso. Un fondo di piccola cassa dovrebbe essere monitorato frequentemente da un supervisore per rilevare eventuali discrepanze o potenziali problemi.
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