I servizi di segreteria telefonica sono una necessità in molte occupazioni in cui la capacità di trasmettere un messaggio può fare la differenza tra la vita e la morte. Esistono diversi tipi di servizi di segreteria telefonica, dalla segreteria per uso domestico alla segreteria telefonica con operatore. Molti telefoni cellulari moderni includono servizi di segreteria telefonica automatica che vengono attivati ogni volta che il servizio non è consentito con il telefono. Molti computer di casa sono anche in grado di registrare messaggi da un telefono quando non riceve risposta dal proprietario. Un vantaggio che un servizio con equipaggio ha rispetto ai dispositivi registrati è che il servizio è in grado di provare il client a diversi numeri alternativi se una questione è ritenuta abbastanza importante da far passare il messaggio.
Man mano che la tecnologia migliora, stanno emergendo sempre più metodi di comunicazione. Questo vale anche per i servizi di segreteria telefonica. La collaudata segreteria telefonica è stata migliorata sia nelle versioni elettroniche che nei servizi di risposta umana. Alcuni dei metodi in cui si sono evoluti i servizi di segreteria telefonica elettronica hanno notevolmente aumentato l’efficacia del prodotto. La segreteria telefonica non è più delegata a stare seduti a casa o in ufficio su una scrivania: il telefono cellulare in genere fornisce servizi di segreteria telefonica all’interno del telefono palmare.
In situazioni come conferenze e riunioni del personale in cui non è consentito un telefono, alcuni servizi di segreteria telefonica possono essere programmati per inviare al destinatario un messaggio su un computer portatile, informando il destinatario di una chiamata in arrivo e del successivo messaggio. Sulla base delle informazioni ricevute tramite la notifica Internet, il destinatario può scegliere di richiamare immediatamente o attendere fino a dopo la riunione. Diversi fornitori di telefoni cellulari sono anche in grado di convertire un messaggio vocale in un messaggio di testo o e-mail, consentendo così al destinatario di leggere il messaggio tranquillamente durante una riunione.
Alcuni dei servizi di segreteria telefonica più sofisticati sono forniti da servizi privati. Questi servizi presidiati sono in grado di ricevere chiamate e classificare i messaggi in base all’urgenza della chiamata. Un’altra caratteristica di questo tipo di servizio di segreteria telefonica è che il servizio può tipicamente localizzare il cliente a un numero alternativo in caso di emergenza, fornendo così una risposta quasi immediata a una chiamata importante. In alcuni casi, il servizio di risposta è in grado di chiamare il cliente tramite un dispositivo di tipo beeper, chiedendo al cliente di chiamare il servizio per essere informato della chiamata o richiesta di emergenza.