Esistono quattro tipi di soluzioni di approvvigionamento che si trovano comunemente nell’ambiente aziendale. Tutte e quattro queste soluzioni richiedono competenze significative per l’installazione, il supporto e la gestione. Approvvigionamento o acquisto è un termine usato per descrivere l’attività relativa all’acquisizione di beni e servizi per un’azienda o un’organizzazione. Una soluzione di acquisto può essere uno strumento elettronico, una soluzione software, un fornitore di terze parti o una società di servizi contrattata.
Vi è una tendenza crescente verso gli acquisti elettronici, che riduce il tempo necessario per completare il ciclo di acquisto utilizzando documenti elettronici, approvazioni automatiche e strumenti di flusso di lavoro correlati. Per creare una soluzione di approvvigionamento elettronico, i fornitori devono creare un catalogo di prodotti online, completo di descrizioni e prezzi degli articoli. Gli utenti aziendali devono disporre di un metodo per accedere al catalogo, selezionare i loro articoli e fornire un metodo di pagamento. Molte grandi aziende hanno un sistema di approvvigionamento elettronico integrato con il sistema finanziario.
Quasi tutti i sistemi di contabilità informatica comprendono diverse soluzioni di approvvigionamento. Ciascuno dei diversi sistemi contabili offre una gamma di funzionalità all’interno del sistema di approvvigionamento. Le soluzioni di approvvigionamento standard forniscono strumenti per creare richieste di acquisto, ordini, offerte e gare d’appalto. La capacità di elaborare le entrate, i resi e le fatture delle merci può far parte della soluzione di approvvigionamento o del sistema contabile. L’integrazione di approvvigionamento e contabilità richiede un notevole impegno e potrebbe non essere possibile con tutti i sistemi.
Un fornitore di terze parti è spesso incaricato di fornire e supportare soluzioni di approvvigionamento proprietarie. In questo modello, il software di approvvigionamento è completamente ospitato, gestito e supportato dal fornitore. Agli utenti dell’azienda vengono forniti gli account utente e la possibilità di svolgere l’attività di acquisto richiesta nella sua posizione.
Rapporti di attività, risparmi sui costi e percorsi di audit sono forniti agli alti dirigenti su base mensile o trimestrale. Questo tipo di soluzione di approvvigionamento è popolare tra le piccole imprese con più uffici remoti. I costi di implementazione e supporto di una soluzione di acquisizione basata su Internet possono essere proibitivi.
Le società di servizi a contratto che offrono soluzioni di approvvigionamento sono generalmente focalizzate sulla fornitura di esperienza nei servizi di approvvigionamento tradizionali. Queste aree includono la gara d’appalto, la gestione dell’asta, le richieste di revisione della proposta e le trattative contrattuali. Nelle piccole e medie imprese, queste attività non si svolgono molto spesso. I membri del personale non hanno sufficienti opportunità per sviluppare il livello di abilità necessario per completare efficacemente questi compiti. Gli acquisti rappresentano un’area di possibili risparmi per la maggior parte delle aziende ed è importante utilizzare le risorse corrette per ottenere tali risparmi.