I requisiti di conservazione dei registri delle retribuzioni variano notevolmente da una giurisdizione all’altra, quindi i proprietari di attività commerciali dovrebbero acquisire familiarità con le leggi in vigore nella propria area. Alcuni dei documenti che potrebbero dover essere conservati riguardano le imposte sui salari, i benefici per i dipendenti e le registrazioni del numero di ore lavorate. Dovrebbero anche considerare di conservare copie sia digitali che cartacee dei registri delle buste paga. Se possibile, i documenti cartacei devono essere conservati in un armadio a prova di fuoco per evitare che vengano danneggiati.
È una buona idea scoprire per quanto tempo potrebbe essere necessario conservare le registrazioni dei salari. Questo può variare da un paese all’altro e di solito è governato da agenzie di entrate locali. Di norma, la maggior parte dei record deve essere conservata in qualsiasi luogo da quattro a dieci anni dopo che si sono verificate le transazioni.
I titolari di aziende dovrebbero anche determinare quali record specifici del libro paga devono essere conservati. Alcuni importanti possono includere documenti che dimostrano che determinate imposte sono state trattenute dal salario dei dipendenti. Un individuo potrebbe anche aver bisogno di conservare record che mostrano quanto è stato pagato e il numero di ore lavorate. Questa pratica di conservazione dei registri dei salari può aiutare a dimostrare che i membri del personale sono stati pagati almeno il salario minimo locale, se presente. Può anche aiutare a stabilire il rispetto delle leggi sul lavoro minorile, se applicabile.
Altre opzioni di conservazione dei registri delle retribuzioni potrebbero includere salari straordinari, benefici per i dipendenti, indennità per ferie o indennità di malattia. Se l’impresa contribuisce a un fondo pensione o paga parte dei premi assicurativi dei suoi dipendenti, è necessario salvare anche la documentazione di questo. Se i dipendenti vengono pagati su commissione, un supervisore potrebbe dover conservare anche i rapporti sulle vendite dell’azienda.
Dovrebbero essere conservate copie sia digitali che cartacee dei documenti. Questo è così che c’è un file di backup in caso di distruzione di un set di record. I record digitali devono essere conservati su dispositivi di archiviazione rimovibili, come un disco rigido di backup, un disco o un’unità flash, oltre ad averli su un disco rigido del computer. Le copie cartacee devono essere bloccate in un armadio ignifugo situato in un’area non soggetta a inondazioni, poiché ciò può contribuire a garantire la sicurezza di questi documenti.
La conservazione dei registri delle retribuzioni può essere una parte importante delle normali operazioni di qualsiasi azienda. In questo modo è normalmente facile se il lavoro viene svolto regolarmente. Salvare i documenti in maniera ordinata e per la quantità di tempo richiesta può far risparmiare un manager a un sacco di angoscia in caso di audit o vendita dell’azienda.