La riconciliazione di contabilità generale è un passaggio fondamentale per garantire che le attività finanziarie di un’organizzazione siano state correttamente registrate, in modo che il bilancio finanziario dell’organizzazione possa essere considerato attendibile come un riflesso accurato delle sue condizioni finanziarie. La stessa riconciliazione si riferisce al confronto tra record diversi allo scopo di garantire che le cifre siano accurate e in accordo e, quando non lo sono, di metterle in accordo. Simile alla riconciliazione del proprio libretto degli assegni personali, la riconciliazione del libro mastro comporta la verifica che tutte le transazioni dell’organizzazione durante il periodo siano state correttamente registrate. La riconciliazione di un libro mastro generale, ovviamente, è molto più complessa e spesso informatizzata; anche così, la riconciliazione del libro mastro generale di una grande azienda a volte può richiedere giorni.
Il primo passo nel processo di riconciliazione dei libri contabili generali è quello di garantire che i responsabili della riconciliazione non siano coinvolti nella registrazione dei suoi conti. Avere un sistema di controlli ed equilibri è essenziale per prevenire frodi o appropriazioni indebite. Allo stesso modo, dovrebbe essere conservato un registro permanente e contemporaneo di tutte le transazioni. Ad esempio, tutte le entrate devono essere prontamente registrate e depositate quotidianamente in banca. Le differenze tra gli importi depositati presso la banca e le entrate possono essere semplicemente errori materiali, ma possono anche scoprire attività fraudolente.
Le somme delle voci nei libri contabili sussidiari sono registrate in “conti di riconciliazione” nel libro mastro generale. Le voci nei libri contabili sussidiari, come i debiti o i crediti, devono essere confrontate con i loro documenti giustificativi e la somma delle voci in ciascun libro mastro delle filiali dovrebbe essere confrontata con la loro corrispondente voce nel libro mastro generale. Esistono diversi possibili errori che possono essere commessi nella registrazione in un libro mastro e la maggior parte di essi non comporta frodi o appropriazioni indebite. Ad esempio, gli articoli possono essere registrati con gli importi in contanti appropriati, ma nel conto sbagliato, oppure i dati in una registrazione possono essere trasposti. Un’accurata riconciliazione del libro mastro generale dovrebbe scoprire questi errori. Quando vengono rilevati errori o discrepanze, non devono essere corretti, ma registrati separatamente e registrati come voci di riconciliazione.
Una delle più importanti riconciliazioni di contabilità generale è la riconciliazione di cassa, che confronta le voci di contabilità con i registri dei depositi bancari. Sebbene gli errori scoperti in questa fase possano essere semplici calcoli errati d’ufficio, dovrebbero essere presi molto sul serio; se non colti, possono comportare un errore nella posizione finanziaria della società sul rendiconto finanziario, che è tratto interamente dalla contabilità generale.
Un altro elemento importante della riconciliazione del libro mastro generale è il bilancio di verifica, che sta semplicemente confrontando la somma di tutti i debiti con la somma di tutti i crediti. Se i due totali non sono uguali, i conti sono sbilanciati e, per lo meno, l’errore deve essere rintracciato e deve essere effettuata una registrazione corretta.
Soprattutto in una grande organizzazione, è imprudente attendere la preparazione del bilancio per riconciliare il registro generale. Invece, la riconciliazione dei conti di contabilità generale dovrebbe avvenire su base continuativa man mano che vengono effettuate le registrazioni e i componenti che compongono i libri mastro delle filiali dovrebbero essere rivisti e riconciliati il più frequentemente possibile. Un bilancio di prova dovrebbe essere preso anche la più frequentemente possibile, ma in nessun caso meno di una volta al mese.