Il budget a base zero rappresenta un processo in cui un’azienda o un’agenzia governativa creerà un budget con limiti specifici su base annuale. Ciò è diverso dal budget incrementale, in cui viene utilizzato il budget di un anno precedente e viene aggiunto un aumento percentuale ai limiti massimi. Il budget a base zero inizia ogni categoria da zero e fornirà un limite di spesa basato sulle spese necessarie dell’azienda o dell’agenzia governativa. I vantaggi includono maggiori restrizioni, diritti ridotti e discussioni aperte sul budget. Gli svantaggi possono essere un aumento del tempo per pianificare i budget o una soluzione impropria ai problemi di spesa.
L’imposizione di restrizioni al processo di budget può aiutare a garantire che nessuno spreco entri nel budget. Spesso definito margine di flessibilità del bilancio, lo spreco aumenta il limite di spesa di bilancio per determinate categorie. I manager possono “migliorare” la performance del loro budget non raggiungendo questo limite di spesa. Ciò si verifica perché il manager non intende spendere la somma di denaro indicata nel budget, creando un falso senso di performance. Il budget a base zero aumenta le restrizioni su questo comportamento perché i manager dovranno fornire una spesa documentata per ciascuna area.
La riduzione dei diritti è un altro vantaggio del budget a base zero. Molte agenzie governative hanno aumenti annuali per i programmi di autorizzazione che richiedono aumenti di budget corrispondenti. Ciò può comportare una spesa eccessiva con poche analisi condotte per determinare se il programma di autorizzazione funziona in modo efficace. Iniziare da zero ogni anno per il processo di budget impone un’analisi del programma per determinare di quanti soldi ha bisogno il programma per rimanere a galla. Solo gli aumenti giustificati saranno presi in considerazione quando si stabiliranno i limiti di budget attuali ogni anno.
I due vantaggi precedenti portano al terzo vantaggio del budget a base zero: discussione aperta. Quando gli individui di un’azienda o di un governo devono discutere attivamente di restrizioni o limiti di spesa annuali, di solito ne conseguono discussioni e dibattiti. Ciò consente a tutti di avere voce in capitolo nel processo di budget, inclusi i dipendenti di livello inferiore. Una discussione più aperta può anche portare a miglioramenti del budget ea una riduzione delle spese derivanti dall’attuazione di nuove idee.
Svantaggi specifici del processo di definizione del budget a base zero includono grandi quantità di tempo speso per la definizione del budget e lunghe soluzioni a problemi semplici. Consentire una discussione aperta per il processo di budget può anche far sì che tutti abbiano una divergenza di opinioni. Ciò può portare a discussioni e dibattiti che sminuiscono la creazione effettiva di un budget. Litigare sui progetti per animali domestici è un esempio di problemi di discussione aperta nel processo di budget.
Anche la creazione di un processo di budget importante per problemi semplici può essere un problema. Non tutte le questioni aziendali richiedono un budget e decisioni semplici sproporzionate possono portare all’inclusione nella discussione sul budget. Ciò allungherà e sminuirà il focus sulla ricerca di una semplice soluzione di spesa per un problema.
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