I vantaggi di un sistema di archiviazione digitale sono numerosi e comprendono costi ridotti per l’azienda, vantaggi per l’ambiente e maggiore facilità di smistamento, ricerca e spostamento dei documenti. Il processo iniziale di creazione di un sistema di archiviazione digitale può essere un po ‘più impegnativo, ma molti uffici scoprono che un ufficio senza carta, o anche un ufficio semi-senza carta, è vantaggioso per l’azienda nel tempo. Un altro dei vantaggi di un sistema di archiviazione digitale come questo è che consente all’ufficio di operare in un ambiente più piccolo, poiché non è necessario molto spazio per archiviare i documenti in un sistema di archiviazione cartacea.
Un sistema di archiviazione digitale, in cui i documenti cartacei vengono scansionati su un computer o semplicemente creati sul computer in primo luogo, può essere istituito in molti ambienti di ufficio diversi. Se necessario, i documenti possono essere stampati, ad esempio per essere inviati a un cliente, ma in caso contrario gli impiegati dell’ufficio possono accedere ai documenti sul computer senza dover sprecare carta. Ridurre l’uso di carta e stampanti può far risparmiare all’azienda un sacco di soldi. Inoltre, è molto più vantaggioso per l’ambiente; anche se un ufficio ricicla la maggior parte della carta, la produzione di carta provoca comunque danni all’ambiente.
La memorizzazione di un sistema di archiviazione digitale avviene interamente su hard disk. Ciò consente di archiviare migliaia di documenti in una piccola area, risparmiando spazio prezioso per l’ufficio. I dischi rigidi continuano ad aumentare nelle dimensioni di archiviazione mentre diminuiscono nelle dimensioni fisiche, il che rappresenta un ulteriore vantaggio. Inoltre, è possibile eseguire il backup di copie di documenti su numerosi altri dischi rigidi in posizioni separate per motivi di sicurezza e possono essere resi più sicuri mediante l’uso di strumenti come password e crittografia. La ricerca e il recupero dei documenti diventa molto più semplice.
L’esecuzione di una ricerca su un disco rigido richiede in genere solo alcuni minuti. Il documento può quindi essere facilmente accessibile e modificato, inviato tramite e-mail o stampato secondo necessità. Alcune aziende scoprono che non possono andare completamente senza carta, ma anche ridurre l’utilizzo della carta, come l’uso di un sistema di archiviazione digitale per archiviare documenti più recenti, può fare la differenza. Gli uffici che desiderano implementare un sistema di archiviazione digitale dovranno disporre di strumenti aggiuntivi come gli scanner e la conversione dei documenti in moduli digitali può richiedere una notevole quantità di tempo, ma una volta che il sistema è installato, diventa relativamente facile da mantenere.