Le scarse prestazioni lavorative possono essere il risultato di una preparazione o competenze inadeguate, un ambiente di lavoro spiacevole, una cattiva supervisione o mancanza di motivazione. Determinare le cause in un caso specifico può essere importante per affrontarlo. Nel caso in cui sia richiesta la risoluzione, è importante anche la consapevolezza delle cause, poiché una risoluzione per causa deve avere chiare giustificazioni. I datori di lavoro potrebbero anche voler proteggersi dalle accuse di discriminazione; per esempio, in molte nazioni, prendere decisioni di assunzione sulla base del colore della pelle non è legale.
Uno dei motivi della scarsa prestazione lavorativa può essere l’incapacità di svolgere il lavoro. Un dipendente potrebbe non essere qualificato o avere competenze sopravvalutate quando fa domanda per svolgere il lavoro. La mancanza di preparazione può essere un problema particolare in un luogo di lavoro in cui un dipendente a lungo termine viene sostituito. Il nuovo dipendente potrebbe non essere in grado di eseguire lo stesso numero di attività allo stesso livello, poiché la descrizione del lavoro e le aspettative si basano sul lavoro di un dipendente qualificato nel corso di anni o decenni.
Un altro problema può essere la mancanza di comprensione delle aspettative o l’impossibilità di svolgere un lavoro perché il dipendente non sa come fare. Questo può essere il risultato di una cattiva comunicazione nell’addestramento e nei manuali o di una cattiva supervisione. I dipendenti che non chiedono aiuto o che richiedono assistenza e non lo ricevono, non possono accedere agli strumenti di cui hanno bisogno per apprendere il proprio lavoro. In questo caso, un colloquio con un dipendente può rivelare che un dipendente è in grado e disposto a lavorare e necessita solo di formazione.
Cattive condizioni di lavoro possono contribuire a scarse prestazioni lavorative. I dipendenti che si sentono molestati, insicuri o annoiati potrebbero non voler svolgere un lavoro e potrebbero evitare molti compiti, soprattutto se comportano il contatto con colleghi spiacevoli. I luoghi di lavoro che non prestano attenzione al morale dei dipendenti possono subire un calo della produttività poiché i dipendenti perdono interesse nel loro lavoro a causa delle condizioni.
La mancanza di motivazione può anche essere un problema con scarse prestazioni lavorative. I dipendenti troppo qualificati possono essere frustrati da incarichi semplici, ad esempio, mentre altri potrebbero non sentirsi apprezzati o potrebbero osservare altri dipendenti che si rilassano e decidono che non devono lavorare sodo. I dipendenti potrebbero non sentirsi motivati se si sentono temporanei, non hanno un forte legame con l’azienda o non sono chiari sui loro obiettivi.
Avvertire un dipendente in merito a scarse prestazioni lavorative in una valutazione offre l’opportunità di scoprire di più sul perché il dipendente non sta lavorando. Crea inoltre l’inizio di una traccia cartacea che potrebbe essere legalmente necessaria in caso di licenziamento di un dipendente. I supervisori e i dipendenti possono fissare obiettivi di miglioramento in tali riunioni per stabilire un metodo per valutare i progressi e creare aspettative chiare per tutte le parti.