O planejamento de compras é o processo usado por empresas ou instituições para planejar atividades de compras por um período específico. Isso geralmente é concluído durante o processo orçamentário. A cada ano, os departamentos precisam solicitar orçamento para equipe, despesas e compras. Este é o primeiro passo no processo de planejamento de compras.
Os orçamentos de todos os departamentos são revisados e, em uma organização comprometida com o planejamento de compras, os contadores gastam tempo para encontrar requisitos comuns de compra. Com base nos orçamentos enviados, eles podem instruir os departamentos a trabalhar com a compra central para combinar seus gastos planejados com mercadorias específicas. Esse processo funciona melhor em uma organização comprometida com a redução de custos. Os problemas relacionados às datas de entrega, conformidade do contrato e problemas de atendimento ao cliente devem ser resolvidos internamente antes da contratação.
O conceito principal de compras é que o planejamento, programação e compras em grupo avançados resultem em economia de custos, operação comercial mais eficiente e, portanto, aumento da lucratividade. Existem quatro etapas que formam a base do planejamento de compras: compra em grupo, entrega pontual, preços em massa negociados e redução de custos administrativos.
A compra em grupo é o processo de combinar os requisitos totais de recursos para diferentes departamentos e criar um pedido. Os departamentos podem estar localizados fisicamente em uma variedade de edifícios, com as datas de entrega, quantidades e condições listadas no pedido de compra. Essa prática é cada vez mais comum em empresas do governo e do setor público, onde o mesmo item pode ser comprado para várias instituições diferentes.
A entrega pontual é um componente central do planejamento de compras. Sob esse modelo, o custo do armazenamento é suportado pelo fornecedor. Eles são responsáveis por garantir que as quantidades compradas de materiais estejam prontas e disponíveis para entrega nas datas e horários especificados. Esse tipo de requisito de entrega geralmente é combinado à compra do grupo, mantendo os custos de armazenamento baixos.
Preços e negociações em massa são muito importantes ao concluir o planejamento de compras. As organizações que combinam a quantidade total necessária por um período específico podem obter preços mais baixos, com base em um nível específico de pedido. As negociações são normalmente concluídas pelo diretor de compras ou pelo agente de compras sênior.
As despesas administrativas são o custo para a organização de todo o ciclo de pagamento da aquisição. Isso inclui os salários e custos de suporte da equipe de compras, processamento de faturas, verificação de produção e resolução de consultas de fornecedores. Um processo organizado e gerenciado elimina uma quantidade significativa desses custos, pois são incorridos apenas uma vez para cada mercadoria.
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