Um sistema de informações de gerenciamento de pessoas é um conjunto de procedimentos e tecnologias aplicadas que os funcionários de recursos humanos usam para rastrear e organizar dados sobre os funcionários de uma empresa ou organização. Essas informações podem incluir registros de folha de pagamento, documentos fiscais e registros de benefícios atribuídos, como seguro de saúde. Outras informações dos funcionários geralmente são mantidas em um sistema desse tipo para avaliações periódicas de desempenho. Esses registros geralmente são currículos e cópias de certificações relevantes do setor. Essa área de gerenciamento de recursos humanos envolve o uso de um programa de software de computador e práticas de rotina para inserir e atualizar dados relevantes.
Empresas com grande número de funcionários geralmente precisam de um departamento de recursos humanos (RH) separado para manter registros precisos de todas essas informações. Trabalhar com um sistema de informações de gerenciamento de pessoal exige uma boa compreensão da tecnologia e a capacidade de recuperar os dados necessários rapidamente. Um pacote de software projetado para essas tarefas de recursos humanos normalmente consiste em bancos de dados vinculados contendo diferentes conjuntos de informações. Um banco de dados pode conter registros de contracheques emitidos vinculados a outro banco de dados com informações sobre impostos retidos, por exemplo. O pessoal de RH é responsável por manter essas informações da força de trabalho atualizadas e precisas.
Além de manter regularmente os dados em um sistema de informações de gerenciamento de pessoal, o pessoal de RH também precisa executar consultas específicas que recuperam determinadas informações. Dependendo do tipo de sistema instalado, eles podem consultar essas informações com comandos como os da linguagem de consulta estruturada (SQL) ou uma linguagem de programação de banco de dados semelhante. Outros tipos de software de gerenciamento de recursos humanos têm interfaces gráficas com recursos para criar e armazenar formulários, tabelas, gráficos e relatórios. Quando um gerente de pessoal deseja manter cópias digitalizadas dos currículos dos funcionários e documentos semelhantes, o sistema de informações geralmente inclui o recurso de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para criar cópias eletrônicas pesquisáveis.
Um sistema de informações de gerenciamento de pessoal também tem um papel importante nas práticas de contratação e demissão de uma empresa. Muitas empresas usam os recursos de OCR desse tipo de programa para verificar currículos em busca de palavras-chave designadas. Os candidatos cujos currículos têm correspondências de palavras-chave geralmente têm melhores chances de receber um convite para uma entrevista. Algumas empresas usam essa tecnologia para rastrear e registrar quaisquer novas certificações concluídas pelos funcionários, principalmente aquelas que contam como treinamento pago. Os trabalhadores que podem exigir ações disciplinares ou aconselhamento também costumam ter registros dessas informações em seus arquivos eletrônicos de pessoal no departamento de RH.
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