Un système de transcription est utilisé par de nombreux professionnels pour prendre des notes sur le travail ou la recherche, et le choix du bon système garantira que les dictées sont faciles à créer et à utiliser. Les contrôleurs sont utilisés en conjonction avec un système de transcription, mais il existe de nombreux contrôleurs différents, tels que des pédales et des enregistreurs portatifs. Les dictées traditionnelles n’autorisent que l’audio ou le texte, mais les dictées numériques peuvent accepter les pièces jointes numériques. La plupart des professionnels partagent des dictées avec d’autres professionnels, de sorte que les fonctionnalités de partage peuvent aider à rationaliser ce processus. Il est courant de faire des erreurs lors de la dictée, donc un éditeur transparent aidera à résoudre ces problèmes.
Pour permettre aux utilisateurs de démarrer et d’arrêter une dictée, la plupart des programmes du système de transcription proposent un contrôleur, mais il existe de nombreux contrôleurs différents. Les plus courants sont les appareils portables, les pédales et les casques. Les utilisateurs doivent tenir compte de leurs conditions de travail et du contrôleur le plus sûr et le plus pratique à utiliser. Par exemple, les appareils portables sont bons pour les utilisateurs assis à un bureau, les pédales sont bonnes pour les utilisateurs qui ont souvent des substances sur leurs mains ou qui n’ont souvent pas les mains libres, et les casques sont bons pour les utilisateurs qui se déplacent.
Pouvoir joindre un fichier à une dictée peut être utile pour certains professionnels. Contrairement à la dictée traditionnelle, qui ne propose que de l’audio ou du texte, cela permet aux utilisateurs de partager des images, des documents texte et d’autres fichiers qui aideront à expliquer ou à clarifier la dictée. Dans le même temps, les utilisateurs qui n’ont besoin que d’un système de transcription audio peuvent économiser de l’argent en n’obtenant pas cette fonctionnalité.
Parmi de nombreux professionnels, notamment des avocats, des médecins et des chercheurs, il est courant de partager des dictées avec d’autres personnes travaillant sur le même projet. Si cela est nécessaire, les utilisateurs doivent sélectionner un système de transcription qui permet un partage facile. Les fonctionnalités communes qui facilitent le partage sont la possibilité d’envoyer des dictées par e-mail et de télécharger des dictées sur des sites Web.
Alors que la plupart des utilisateurs essaient de les éviter, des erreurs se produisent souvent lors de la dictée. Pour éviter que ces erreurs n’interfèrent avec la qualité de la dictée, une fonction d’édition transparente peut être utile. Cela permet aux utilisateurs de corriger les erreurs sans provoquer de différence notable dans l’audio, donnant l’impression qu’aucune erreur ne s’est produite. Il existe à la fois des outils d’édition qui peuvent être utilisés une fois la dictée terminée et des outils d’édition à la volée qui permettent aux utilisateurs de revenir en arrière et de modifier la dictée. Les outils d’édition sont généralement standard, mais certains programmes de système de transcription peuvent ne les proposer qu’avec des versions premium du système.