La planification de la communication est le développement d’une stratégie claire, cohérente et appropriée pour les campagnes de marketing et autres communications d’une entreprise aux membres du public. Une stratégie globale pour toutes les communications peut guider les activités et fournir un cadre que les employés peuvent utiliser. Des plans spécifiques peuvent être élaborés pour des événements ou des campagnes particuliers. Les entreprises peuvent utiliser un certain nombre d’approches pour la planification des communications et peuvent embaucher un consultant pour les aider dans ce processus.
Dans la planification de la communication pour une entreprise dans son ensemble, le personnel réfléchit au type de message qu’il souhaite projeter au public. Les communications doivent rester fidèles au message et adaptées au style, au ton et à l’image de l’entreprise. Ils peuvent également suivre un format spécifique, et l’entreprise pourrait avoir des directives claires en place sur la façon de gérer différentes situations. Les porte-parole doivent suivre ces directives pour rester cohérent et empêcher la divulgation accidentelle d’informations confidentielles ou préjudiciables.
Avec une campagne spécifique, le personnel publicitaire s’assoit pour définir ce qu’il souhaite commercialiser, à qui il souhaite le commercialiser et comment il prévoit d’atteindre le groupe démographique cible. La planification de la communication contribuera à l’élaboration d’une stratégie marketing claire. Au fur et à mesure que l’entreprise avance dans la campagne, elle peut déterminer si elle atteint ses objectifs marketing ou si elle s’éloigne de la bonne voie.
L’accent mis sur les communications peut être important, en particulier pour une nouvelle entreprise qui souhaite se forger une réputation et une image. Qu’une entreprise utilise le publipostage pour atteindre de nouveaux clients ou pour mettre en place des publicités à la radio, le marketing doit être cohérent. L’entreprise doit s’en tenir aux points clés et les communiquer clairement. Les consommateurs doivent reconnaître les produits et services de l’entreprise à travers la publicité. S’ils ne le font pas, ou si les publicités créent une image négative de l’entreprise, c’est souvent le résultat d’une mauvaise planification de la communication. Les situations où plusieurs personnes contribuent à une campagne sans travailler activement ensemble sur les communications peuvent créer des messages incohérents et déroutants.
Le brainstorming peut être un outil utile pour la planification de la communication. Les membres du personnel peuvent se réunir pour discuter d’un projet et de ses objectifs dans un environnement informel où toutes les contributions sont les bienvenues. Ils doivent générer une liste de sujets, d’idées et de priorités à utiliser dans l’élaboration d’une stratégie claire. Un consultant peut offrir des conseils avec ce processus. Les consultants peuvent interroger divers membres du personnel pour connaître leur perception d’un projet donné et rassembler ces informations pour générer des directives complètes et claires que tous les membres de l’entreprise doivent suivre dans les communications externes.