Le terme approvisionnement commercial est utilisé pour décrire les activités liées à l’achat de biens et de services pour une entité commerciale. L’approvisionnement ou l’achat est une fonction administrative importante qui utilise des techniques de réduction des coûts et de planification stratégique à long terme pour gérer les coûts sortants. Le domaine des achats d’entreprise a trois domaines d’intérêt principaux : les appels d’offres, la gestion des fournisseurs et les achats stratégiques.
Les personnes qui travaillent dans les achats d’entreprise sont appelées des professionnels de l’approvisionnement. Il existe trois principaux titres d’emploi dans les achats : acheteur, responsable des achats et responsable des achats. Un acheteur est chargé de gérer l’achat de produits auprès de fournisseurs sélectionnés. Le responsable des achats gère le processus d’appel d’offres et de sélection des fournisseurs. La principale responsabilité du gestionnaire des achats est le fonctionnement global du département et les négociations avec les fournisseurs de grande valeur.
L’appel d’offres consiste à inviter des fournisseurs potentiels à examiner un document d’exigences détaillé et à soumettre leur offre pour l’entreprise. Le document sur les exigences contient la valeur totale et la durée du contrat, le type de produit ou de service requis, les exigences de qualité et les conditions du contrat. Un nombre important de poursuites civiles sont fondées sur des défauts ou des préjugés perçus dans le processus d’appel d’offres. Il est très important de suivre un processus commercial approprié et de garantir un appel d’offres juste et transparent.
Il existe trois termes couramment utilisés dans les marchés publics : demande de proposition (RFP), demande d’informations (RFI) et demande de devis (RFQ). Le type de réponse requis est indiqué dans le corps du document, ainsi que les dates et les coordonnées. Les trois termes sont utilisés pour décrire un processus lorsque les fournisseurs sont soit invités à répondre, soit que les exigences sont publiées sur un site Web public ou un outil d’approvisionnement, permettant à un large éventail de fournisseurs de répondre. Les dates sont très importantes dans ce processus, et ignorer les dates limites ou les manquer exclura la réponse de la prise en compte. Assurez-vous d’obtenir un reçu avec l’heure et la date indiquant quand les documents ont été reçus par le service des achats, pour éviter l’exclusion.
La gestion des fournisseurs consiste à assurer la conformité du contrat, à agir en tant que contact principal pour les problèmes liés au service et à la résolution des différends, ainsi qu’à gérer les paiements ou les clauses négociés dans le contrat. Bien que beaucoup d’efforts soient concentrés sur l’appel d’offres initial et la rédaction du contrat, la gestion des fournisseurs est le seul moyen de s’assurer que l’entreprise obtient réellement les économies attendues. Une gestion efficace se traduit par des coûts d’exploitation inférieurs, des services efficaces et une position de négociation plus solide lors de la prochaine ronde de négociations.
L’achat stratégique est le processus d’achat planifié. Dans une organisation typique, chaque service soumet ses achats prévus pour l’année au service du budget ou des achats. Le personnel recherche des points communs ou des opportunités de regrouper des produits connexes. Ces achats plus modestes peuvent ensuite faire l’objet d’un appel d’offres, ce qui permet à plusieurs fournisseurs de fournir ces biens et services. Dans l’ensemble, ce processus entraîne une baisse des coûts d’achat pour l’organisation.