Une téléconférence est une réunion ou une conférence tenue via une connexion téléphonique ou réseau entre des participants dans des villes ou des sites de travail éloignés. Il existe de nombreux types de téléconférences, la forme la plus simple impliquant l’utilisation d’un haut-parleur à chaque endroit pour mener une conférence audio. Des téléconférences plus sophistiquées impliquent l’échange d’audio, de vidéo et de données. Le terme téléconférence peut également désigner un événement en direct qui est transmis par satellite à divers endroits simultanément.
Bien que la téléconférence soit un terme large qui inclut une variété d’options, les bases de toutes les téléconférences impliquent l’utilisation d’équipements de télécommunication, des utilisateurs à plusieurs endroits et une communication collaborative entre les participants. L’audioconférence de base est essentiellement une conférence téléphonique. Les graphiques audio, une autre forme de téléconférence, permettent aux participants de partager des graphiques, des documents et des vidéos en plus de l’audio ; et implique des équipements supplémentaires tels que des tablettes électroniques, des scanners et des terminaux de données vocales.
Le courrier électronique est un exemple courant de téléconférence informatique. Grâce à l’utilisation d’équipements supplémentaires, principalement une caméra de télévision, une téléconférence vidéo ressemble le plus à une réunion en face à face, intégrant la possibilité de voir les participants à tous les endroits. De nombreuses entreprises disposent d’une salle de visioconférence dotée en permanence du matériel nécessaire.
Les nombreux avantages de la téléconférence pour les écoles et les entreprises comprennent les économies de temps et de coûts de déplacement pour amener tous les participants à un seul endroit. En cas d’urgence, la tenue d’une téléconférence peut être beaucoup plus rapide que l’organisation d’une réunion. Un autre avantage est que, en raison de l’accessibilité, une téléconférence permet à de grands groupes de participants de se sentir inclus dans les réunions et la prise de décision. Si nécessaire, une école ou une entreprise peut crypter les signaux pour assurer la sécurité des communications lors d’une téléconférence.
Lors du choix de l’équipement pour une téléconférence, tenez compte de plusieurs facteurs. Si vous utilisez une caméra Web, testez-la à l’avance pour déterminer si la caméra se trouve à une distance acceptable. Une ligne téléphonique filaire est préférable pour plus de clarté. Si un téléphone sans fil est utilisé, soyez prêt à changer de fréquence en cas d’interférence pendant la téléconférence.
Les téléphones portables et haut-parleurs doivent être utilisés en dernier recours. Les téléphones portables rencontrent fréquemment des interférences et les haut-parleurs captent le bruit de fond et produisent souvent des échos. Les microphones sont utiles pour réduire le bruit de fond.
Une téléconférence nécessite des règles d’étiquette spécifiques. Chaque participant doit annoncer quand il ou elle se connecte et se déconnecte d’une téléconférence. Les personnes impliquées doivent parler clairement et lentement, éviter les discours monotones et décrire tout langage corporel important pour la conversation. En raison de la sensibilité de l’équipement téléphonique, les participants doivent éviter les bruits parasites tels que feuilleter des papiers ou taper des doigts ou un crayon.
Du point de vue de l’engagement, il est utile d’utiliser les noms des participants pendant la réunion. Variez fréquemment le haut-parleur afin que l’attention ne soit pas perdue. Demandez régulièrement des commentaires ou des réponses.