Um diário geral é uma ferramenta de contabilidade que as empresas usam para registrar informações financeiras. Este diário é um grampo do sistema de contabilidade de partidas dobradas, uma vez que os débitos e os créditos são registrados para representar as transações financeiras reais. Este diário segue o conceito da equação contábil, que consiste em ativos iguais aos passivos mais o patrimônio líquido. Todos os débitos registrados no diário serão iguais ao valor total dos créditos registrados pela empresa, mantendo a integridade da equação contábil. O diário geral é composto de contas de transações individuais, juntamente com entradas especiais de outros diários especiais.
O diário geral geralmente inclui contas de transações individuais que não se relacionam a outros diários especiais. As contas gerais comuns incluem despesas administrativas e de vendas, folha de pagamento, marketing ou publicidade, bem como outras contas gerais. A informação financeira registada nestas contas não é geralmente atribuída a um departamento de negócio específico ou a produtos produzidos pela empresa. Essas contas geralmente representam as despesas gerais da empresa que devem ser pagas para que o negócio continue em funcionamento.
As entradas especiais encontradas no diário geral vêm de vários diários de contabilidade especiais. Esses diários geralmente incluem folha de pagamento, vendas, contas a pagar, contas a receber e dinheiro. As empresas podem ter vários diários especiais, dependendo de suas operações comerciais e do projeto do fluxo de trabalho de seu escritório de contabilidade. O diário da folha de pagamento inclui todas as informações relacionadas aos pagamentos feitos na contratação de mão de obra externa. Essas informações podem ser segregadas em pagamentos de planos de aposentadoria, saúde ou outros benefícios, bem como remunerações regulares e bônus. As empresas costumam alocar saldos de folha de pagamento a vários departamentos; montantes não alocados podem cair no diário geral da empresa.
O diário de vendas inclui informações relacionadas a todas as vendas de bens ou serviços para atender indivíduos e empresas. Este diário também pode incluir informações relacionadas ao custo das mercadorias vendidas para manter registros de estoque precisos. As informações financeiras incluídas no diário geral relacionadas a vendas geralmente incluem ajustes feitos aos valores de vendas, descontos de vendas ou ajustes de estoque.
O diário de contas a pagar lista todos os valores devidos a vendedores, fornecedores ou outros indivíduos e empresas. As empresas usam este jornal especial porque muitas vezes têm grandes saldos de contas a pagar devidos a vários indivíduos ou empresas. O diário de contas a receber é muito semelhante ao diário de contas a pagar. No entanto, o diário de contas a receber contém informações sobre os valores devidos por pessoas físicas ou jurídicas à empresa. O diário geral é freqüentemente usado em conjunto com esses diários especiais para baixa de saldos desatualizados ou correção de erros cometidos ao registrar tabelas financeiras ou valores de contas a receber.
O último diário especial inclui entradas relacionadas aos saldos de caixa da empresa. Quaisquer erros relacionados a transações bancárias ou outros ajustes podem ser registrados no diário geral da empresa. Empresas menores com recursos de capital limitados não podem usar um diário especial para registrar entradas de caixa, uma vez que o dinheiro se refere a todas as funções do negócio.