Uma fatura consular detalha o conteúdo de uma remessa e afirma que ela não contém nenhum item ilegal ou questionado. É preparado por um funcionário consular que trabalha no consulado do país importador no país de origem. O documento é redigido no idioma usado pelo país importador para garantir que os funcionários da alfândega possam lê-lo e entendê-lo, e inclui um selo confirmando que é oficial. Esses documentos podem ser exigidos para algumas importações e podem ser recomendados em outros casos.
As empresas que preparam remessas internacionais precisam de vários documentos. Se uma fatura consular for necessária, eles normalmente precisam marcar uma reunião com um funcionário, que irá revisar o conteúdo da remessa e preparar um documento. O país importador pode exigir o uso de um formulário especial, que pode ser fornecido por seu consulado nacional. Quaisquer taxas pagas para a preparação da fatura consular também são anotadas, para eliminar confusões ou disputas.
Os funcionários da alfândega usam este documento para determinar tarifas, taxas e outras taxas apropriadas associadas a uma remessa. É importante verificar se está correto e se o formulário está totalmente preenchido. Problemas com a fatura consular podem resultar em atrasos na doca ou armazém, caso em que a remessa pode ser retida até que possam ser resolvidos. Com itens perecíveis ou críticos, isso pode criar problemas significativos para o importador.
Na preparação para remessas internacionais, uma empresa pode consultar uma empresa terceirizada ou um advogado especializado nesse serviço, caso não lide com essas remessas regularmente. Cada país tem seus próprios requisitos de importação e, caso o exportador não os cumpra, poderá ser responsabilizado pelas despesas incorridas pelo cliente. A falta de recebimento de nota fiscal consular, por exemplo, pode resultar em multa que o exportador terá de pagar. Da mesma forma, se um formulário estiver incompleto e a papelada precisar ser processada novamente, o cliente pode responsabilizar financeiramente o exportador por quaisquer perdas.
Várias cópias de uma fatura consular são produzidas quando o documento é gerado. Um deve ser anexado à remessa, junto com qualquer outra documentação. Os exportadores também costumam manter pelo menos uma cópia de seus arquivos, como uma referência pessoal para usar em conexão com o faturamento e outras atividades. Eles podem enviar uma cópia adicional ao importador, juntamente com outras informações relativas ao embarque. As cópias também podem ser anexadas à remessa para retenção na alfândega e em outras paradas ao longo do caminho.