Il software di valutazione della formazione viene utilizzato da molte aziende quando un nuovo dipendente si unisce ai ranghi e inizia la formazione o quando un dipendente sta acquisendo una formazione aggiuntiva derivante da cambiamenti di lavoro o da una promozione. Per garantire che il dipendente apprenda dai moduli di formazione, un creatore di domande aiuterà gli amministratori a creare moduli personalizzati con domande pertinenti. Dopo che il dipendente ha risposto alle domande, è necessario ottenere il feedback e in genere è meglio addestrare un software di valutazione con diversi modi per farlo. Le aziende in genere devono analizzare i risultati non solo per l’accuratezza, ma per confrontare l’efficacia della formazione tra lo spettro dei tirocinanti. L’implementazione del programma di valutazione della formazione dovrebbe essere semplice, senza richiedere agli amministratori di scrivere codici complessi.
Fare domande dopo un modulo di formazione è il modo comune per testare la conservazione della formazione dei dipendenti. La creazione di un modulo di domanda pertinente dovrebbe essere semplice e gli amministratori dovrebbero essere in grado di scrivere domande personalizzate senza dover utilizzare la codifica e senza dover eseguire molti passaggi. La maggior parte delle domande saranno aperte, avranno una o più risposte o saranno vere o false. Per semplificare la creazione di queste domande per gli amministratori, il miglior software probabilmente avrà semplici comandi che consentono agli amministratori di definire diversi tipi di domande. Se ciò è impossibile, allora la formazione di software di valutazione che richiede poca codifica potrebbe essere la cosa migliore, perché la codifica complessa può essere facilmente incasinata e difficile da mantenere.
Dopo che un modulo di domanda è stato creato e compilato, deve essere raccolto. La scelta del software con il metodo di raccolta più conveniente, o molti metodi diversi, è generalmente la migliore. I metodi di raccolta più comuni includono la posta elettronica, l’incorporamento delle risposte in un collegamento e l’invio del modulo su un server. Per garantire la sicurezza, il modulo di domanda deve essere crittografato durante qualsiasi trasmissione.
L’analisi della formazione è un’altra parte importante dell’utilizzo del software di valutazione della formazione. Questo va oltre la verifica della correttezza delle risposte. Ad esempio, se i form possono essere organizzati da un trainer, gli amministratori possono confrontare i punteggi per vedere se un trainer sta facendo meglio o peggio di altri. Sono comuni anche le funzionalità di reporting, come la reportistica dei dati demografici dei dipendenti e i punteggi dei test comuni. Gli utenti dovrebbero verificare le funzionalità analitiche per vedere se potrebbero aiutare l’azienda.
Il software di valutazione della formazione deve essere distribuito in modo che gli utenti possano compilare le risposte. Alcuni programmi hanno procedure di distribuzione complesse che implicano una grande quantità di codice e devono passare attraverso server e altri costrutti prima di raggiungere gli utenti. Avere una distribuzione semplice è generalmente migliore, perché gli amministratori fanno in modo che il software di valutazione funzioni più rapidamente, il che può ridurre al minimo gli errori di distribuzione.