I registri delle buste paga sono documenti cartacei o elettronici che registrano tutte le detrazioni connesse a un periodo di gestione stipendi specifico. I dettagli inclusi in un registro per le buste paga consentono di confermare il modo in cui vengono calcolati i salari e le retribuzioni lorde, i tipi di detrazioni effettuate per ciascun dipendente sul libro paga e l’importo di ciascuna detrazione. Un registro delle buste paga è normalmente strutturato in un formato a più colonne, facilitando la comprensione dei dati senza troppi problemi.
Il registro delle buste paga registra tutte le detrazioni fiscali effettuate dalla retribuzione lorda. Nella maggior parte dei paesi, il registro includerà l’importo delle imposte federali trattenute dalla retribuzione per quel periodo. Nel caso in cui vengano effettuate altre detrazioni federali, come per un sistema sanitario nazionale o un qualche tipo di programma pensionistico sponsorizzato dal governo, tali cifre sono anche elencate come elementi pubblicitari. Quando anche tali giurisdizioni valutano le imposte statali o locali, i datori di lavoro trattengono normalmente tali importi per conto del dipendente ed elencano anche tali dati nel registro delle buste paga.
Oltre alle tasse, un registro delle buste paga elenca anche qualsiasi altra detrazione applicabile. Ad esempio, se il dipendente è sotto pignoramento per qualsiasi motivo, tale importo è indicato come detrazione dalla retribuzione lorda. Nelle situazioni in cui il dipendente utilizza il deposito diretto per collocare una parte dei suoi guadagni in un conto di risparmio, appariranno anche quei dettagli. Se il dipendente ha ricevuto un anticipo su stipendio o salari, ogni pagamento su tale anticipo verrà mostrato come una detrazione sul registro.
Anche gli elementi pubblicitari come le detrazioni per i vari benefici offerti dal datore di lavoro appariranno nel registro delle buste paga. Ad esempio, se il datore di lavoro fornisce una copertura assicurativa sanitaria in cui il dipendente paga una percentuale del premio, la detrazione per tale percentuale viene registrata nel modulo del registro salari. Allo stesso modo, se il dipendente fornisce contributi a qualsiasi tipo di programma pensionistico offerto dal datore di lavoro, tali detrazioni verranno anche visualizzate come elementi pubblicitari nel documento.
Oggi, il software di contabilità utilizzato per elaborare i salari è normalmente in grado di generare un registro dei salari una volta che il libro paga è completo per il periodo desiderato. Inoltre, il software consente di generare un rapporto di registro per qualsiasi periodo desiderato. Ciò significa che il report può coprire un singolo periodo di pagamento o compilare i dati relativi a un intero mese, trimestre, periodo semestrale o annuale con la stessa facilità. La possibilità di creare facilmente un registro per qualsiasi durata può essere particolarmente utile durante gli audit, nonché quando i funzionari desiderano esaminare da vicino i costi associati a stipendi, salari e benefici per un lungo periodo di tempo.