Il monitoraggio dell’inventario è il processo di gestione di un sistema che non si occupa solo dell’aggiunta di articoli a un inventario, ma anche di eventuali esborsi da tale inventario esistente. Il tracciamento normalmente fornisce anche informazioni che consentono di reintegrare l’inventario in modo tempestivo. L’obiettivo di qualsiasi sforzo di tracciamento riuscito è garantire che l’inventario sia mantenuto a un livello che aiuti l’azienda a raggiungere i propri obiettivi. Poiché esistono diversi tipi di inventario, le strategie utilizzate come parte del monitoraggio dell’inventario varieranno da un’impostazione all’altra.
Quando si tratta di tenere traccia delle attività in un inventario di prodotti finiti, i metodi di inventario applicati semplificheranno la contabilizzazione di tutti i prodotti che sono stati recentemente prodotti e aggiunti all’inventario totale, nonché documentare eventuali spedizioni di merci ai clienti che riducono il totale inventario. Tradizionalmente, ciò comportava la tenuta di registri di produzione dettagliati applicati a un elenco di inventario in esecuzione, nonché la sottrazione di merci estratte dall’inventario per riempire gli ordini dei clienti. Oggi, il software di inventario informatico consente di collegarsi direttamente con i sistemi di produzione e ordinazione per adeguare il bilancio delle scorte in tempo reale, un processo che aiuta a ridurre il margine di errore con il bilancio delle scorte.
Le scorte di materie prime o materiali vengono anche mantenute utilizzando vari tipi di metodi di tracciamento delle scorte. Qui, l’attenzione è rivolta alla ricezione dei materiali nell’inventario al loro arrivo nello stabilimento, tenendo conto anche di tutte le materie prime che vengono emesse ai vari dipartimenti all’interno dello stabilimento quando e quando necessario. Molte strategie per mantenere l’inventario richiedono il riordino delle materie prime quando raggiungono un certo livello minimo. Indicato in alcuni ambienti come ordinato per utilizzo, questo metodo aiuta a garantire che i materiali vitali per il funzionamento dell’impianto siano sempre a portata di mano, con nuovi materiali che arrivano appena prima che l’inventario esistente sia esaurito. Se strutturato correttamente, l’ordinamento in base all’utilizzo aiuta a prevenire un elevato inventario soggetto a tasse aggiuntive, ma evita anche le spese di dover interrompere temporaneamente l’operazione a causa della mancanza di materiali.
Gli elementi essenziali della pianificazione dell’inventario possono essere adattati a qualsiasi situazione. Gli stessi principi generali che regolano gli sforzi di tracciamento dell’inventario di un grande impianto di produzione possono anche essere utilizzati per creare modalità efficaci di gestione dell’inventario per un piccolo ufficio. Le strategie di tracciamento dell’inventario più efficaci consentono di funzionare con un inventario relativamente snello che viene rifornito in tempo per soddisfare le esigenze dell’azienda, ma non con largo anticipo che gli articoli rimangono sugli scaffali per lunghi periodi di tempo.