Il concetto principale di appalti pubblici è che attraverso una pianificazione, una pianificazione e un acquisto di gruppo avanzati, una grande organizzazione può risparmiare denaro e aumentare l’efficienza delle operazioni aziendali quotidiane. Il livello di conformità a questi concetti varia ampiamente tra tutti i livelli di governo e talvolta anche all’interno di un’agenzia governativa. L’attività di acquisto del governo ha un impatto enorme sull’economia locale, a causa delle dimensioni e della varietà dell’impatto.
La maggior parte delle politiche sugli appalti pubblici prevede quattro passaggi: acquisti di gruppo, consegna puntuale, prezzi all’ingrosso negoziati e spese generali amministrative ridotte. Oltre a questi elementi, tutte le agenzie e i dipartimenti governativi hanno seguito politiche e linee guida per gli appalti da seguire. Le procedure relative alla selezione dei fornitori, le linee guida per le offerte per contratti ad alto valore in dollari e i termini di pagamento sono spesso documenti pubblici. Un altro aspetto degli appalti pubblici sono le regole relative ai rapporti commerciali. Molte politiche di approvvigionamento vietano l’accettazione di regali da parte dei fornitori e hanno regole rigide relative alla frequenza e alle posizioni delle riunioni.
L’acquisto di gruppo è il processo di combinazione dei requisiti di risorse totali per diversi dipartimenti e creazione di un ordine di acquisto. I reparti possono essere fisicamente situati in luoghi diversi e avere scadenze di consegna diverse. Il coordinamento e la cooperazione sono necessari per sfruttare le opportunità di acquisto di gruppo. Le grandi agenzie governative possono imporre il rispetto di determinati contratti di acquisto, in genere per prodotti generici ampiamente utilizzati. La fotocopia o la carta da stampa è un prodotto comune per questo tipo di contratto, poiché i requisiti di base del prodotto sono gli stessi per tutti.
La consegna just in time è una tecnica di gestione, in cui il fornitore è responsabile di garantire che le quantità di materiali acquistate siano pronte e disponibili per la consegna nelle date e negli orari specificati. Questo tipo di requisito di consegna è in genere combinato con l’acquisto di gruppo, mantenendo bassi i costi di stoccaggio per il cliente. L’aspetto negativo di questo tipo di accordo è la mancanza di flessibilità per affrontare le emergenze e la dipendenza da una rete di consegna.
Prezzi all’ingrosso e negoziazione sono molto importanti quando si completano gli appalti pubblici. I negoziati vengono in genere completati dal direttore degli acquisti o dall’agente di acquisto senior per conto di una grande agenzia o dipartimento. Qui è possibile ottenere il vero valore per il dollaro, risparmiando denaro dei contribuenti senza compromettere il servizio.
Il costo amministrativo è il costo per l’organizzazione per l’intero ciclo di approvvigionamento da pagare. Ciò include gli stipendi e i costi di supporto per il personale addetto agli acquisti, elaborazione delle fatture, controllo della produzione e risoluzione delle richieste del fornitore. Molte agenzie governative mantengono un dipartimento centrale di approvvigionamento nell’ambito di un programma di riduzione dei costi. Questo tipo di struttura organizzativa aumenta le opportunità di acquisto cooperativo e il monitoraggio dell’attività di acquisto.