Un segretario aziendale è un professionista che gestisce una serie di compiti essenziali nella vita in corso di una società. Sebbene vi sia la percezione che il segretario sia più un custode che funge da coadiuvante di altri funzionari aziendali, il ruolo del segretario aziendale è spesso ampio e implica la necessità di esercitare una notevole autorità in una vasta gamma di compiti. Un segretario efficace può fare un’enorme differenza nel benessere generale di una società, spingendo avanti l’azienda o paralizzando l’operazione fino al punto di fallimento.
In molti casi, le responsabilità di un segretario aziendale sono definite nello statuto sociale. A seconda del tipo di società, tali responsabilità possono essere molto specifiche o al segretario possono essere concessi ampi poteri che possono essere utilizzati in una serie di situazioni. Le disposizioni statutarie devono essere conformi a tutti gli statuti governativi che si applicano all’effettiva incorporazione dell’attività, un fattore che influenzerà spesso sia l’ambito delle funzioni del segretario sia il modo in cui tali funzioni devono essere svolte al fine di soddisfare l’attuale legge standard.
Una responsabilità fondamentale del segretario aziendale ha a che fare con la garanzia che il consiglio di amministrazione della società abbia accesso a informazioni accurate e risorse vitali che gli consentano di funzionare in modo conforme alle normative governative. Ciò significa che il segretario deve essere aggiornato su tutte le questioni di legge relative alla funzione dell’azienda. Non è insolito che un segretario aziendale sia un avvocato in regola con l’organo statale locale, anche se raramente è necessario che sia un avvocato. In situazioni in cui il segretario non è un avvocato, la struttura aziendale prevede normalmente una sorta di consiglio generale con il quale il segretario può lavorare a stretto contatto e quindi rimanere aggiornato su qualsiasi legge o regolamento applicabile.
Nell’ambito di questa responsabilità fondamentale, il segretario aziendale sovrintenderà ad attività quali la garanzia che i nuovi amministratori siano informati sulle normative vigenti e notificando al consiglio di amministrazione quando si verificano cambiamenti nelle leggi governative che incidono sul funzionamento dell’azienda. Nel caso in cui si verifichi una partnership di lavoro o anche una possibile situazione di fusione, il segretario aziendale è spesso responsabile dell’organizzazione degli incontri tra tutti i responsabili delle decisioni, compresa l’organizzazione della partecipazione dei banchieri di investimento alle discussioni se i negoziati hanno raggiunto un certo punto. Su base giornaliera, è probabile che il segretario interagisca con altri funzionari della struttura aziendale per assicurarsi che gestiscano le proprie aree di responsabilità in conformità con le normative applicabili.
Non è insolito che il segretario aziendale lavori a stretto contatto con l’amministratore delegato. Costruire un solido ponte di comunicazione con il CEO pone il segretario aziendale in grado di trasmettere informazioni importanti su eventi o tendenze che potrebbero influire sul funzionamento del business e avviare una strategia per utilizzare tali tendenze o eventi in modo tale da migliori interessi dell’azienda. Per raggiungere questo obiettivo, il segretario deve essere un comunicatore potente e competente, avere un occhio per i dettagli e avere una conoscenza approfondita non solo della struttura operativa della società, ma anche della missione e degli obiettivi della società e della cultura aziendale che si è sviluppato nel tempo.