Il software per il personale offre una varietà di soluzioni progettate per raccogliere, organizzare e gestire una serie di dati relativi ai dipendenti. Le applicazioni specializzate possono essere utilizzate per automatizzare molte attività relative al personale in tutti i tipi di organizzazioni. Le applicazioni per la gestione del personale sono utilizzate dalle aziende in quasi tutti i settori dell’economia, comprese le organizzazioni non profit, le aziende private e gli enti governativi. A volte chiamate software per le risorse umane, queste applicazioni comprendono un’ampia varietà di prodotti.
Sono specificamente orientati all’automazione di molte delle attività di routine e ripetitive necessarie per gestire la funzione del personale in modo efficiente ed efficace. In genere, molti dei prodotti software di base per il personale sono incentrati su attività che rappresentano gli aspetti più dispendiosi in termini di tempo della gestione del personale. Diverse funzionalità consentono agli utenti di informatizzare i lavori ordinari, come presenze, straordinari e monitorare le ore di malattia e ferie. Altri attributi includono la possibilità di accedere alle informazioni sullo stipendio totale, sulla distribuzione degli stipendi tra i reparti e sui pacchetti di benefit per singoli e gruppi.
Le applicazioni software per il personale più sofisticate dispongono di più moduli che aiutano gli utenti a mantenere e tenere traccia di un’ampia gamma di dati, comprese informazioni su reclutamento, benefici e formazione. Questi moduli specializzati offrono molti vantaggi; ad esempio, il modulo di reclutamento semplifica il processo di ricerca, selezione e assunzione di nuovi talenti per le aziende. I reclutatori di personale hanno il potere di monitorare i candidati durante l’intero processo e ridurre al minimo eventuali errori quando si prendono decisioni di assunzione nel processo di assunzione. Molti tipi di software consentono agli utenti di migrare i nuovi assunti dal modulo di reclutamento alla componente del personale
Il modulo di formazione consente al personale delle risorse umane di documentare le esigenze di formazione e le realizzazioni di forza lavoro di qualsiasi dimensione. Utilizzando un software creato appositamente per tracciare e monitorare la funzione di formazione, il dipartimento ha la capacità di identificare i gap di competenze con i singoli lavoratori e tra i dipartimenti. Ciò garantisce che ogni dipendente riceva la guida e le istruzioni di cui ha bisogno per lavorare in modo ottimale.
Gli acquirenti di software per il personale devono considerare quali qualità sono importanti per le loro organizzazioni. Le considerazioni tecniche includono la compatibilità con l’hardware esistente dell’organizzazione e la semplicità dell’interfaccia utente. Molte applicazioni aiutano i clienti a interagire con successo con i prodotti attraverso l’uso di procedure guidate che guidano gli utenti attraverso la configurazione e come utilizzare i diversi moduli. I manager e i direttori potrebbero anche voler sapere che tipo di report settimanali o trimestrali sono disponibili e in quali formati. Alcuni altri elementi da cercare sono: la disponibilità di contratti, lettere tipo e modelli pronti per l’uso. I clienti in genere hanno la possibilità di personalizzare documenti generici e archiviare immagini scansionate di materiali importanti. Anche la sicurezza dei dati è un problema che deve essere affrontato dagli amministratori della sicurezza delle organizzazioni clienti.