La contabilità di bilancio è un particolare della contabilità più spesso utilizzato dai comuni locali, statali e federali. Le aziende del settore privato utilizzano i budget per guidare le loro spese, ma non è la stessa cosa della contabilità di bilancio. La contabilità governativa utilizza una serie di fondi che rappresentano il capitale stanziato per determinati usi. Altre voci registrate nei fondi sono assegnazioni e gravami, che descrivono in dettaglio come l’agenzia statale o federale spenderà i soldi appropriati in ciascun fondo. Un fondo è generalmente contrassegnato come generale per rappresentare il capitale non appropriato.
La contabilità del governo è spesso un processo difficile da comprendere e mantenere per la maggior parte dei contabili. Ciò è dovuto al processo di budget associato alle poche fonti di reddito guadagnate dall’agenzia governativa, come le vendite, la proprietà o l’imposta sul reddito. Ad ogni entrata percepita dal comune di governo, i contabili devono stanziare i fondi secondo il budget predeterminato. La maggior parte delle agenzie o dei comuni ha un consiglio di bilancio che determina come spendere le entrate fiscali. Il processo di budget è in genere un processo dettagliato non necessariamente governato dai contabili, ma dai funzionari eletti dell’agenzia o del comune.
In alcune forme di contabilità di bilancio, ogni stanziamento effettuato da un organo di governo può rappresentare un fondo. Ad esempio, è possibile fissare stanziamenti per buste paga, manutenzione, polizia e vigili del fuoco, miglioramenti delle infrastrutture, nuove strade o altri grandi progetti. Conti e fondi appropriati rappresenteranno uno scopo specifico per il denaro stanziato nel conto. Per la maggior parte delle agenzie governative o dei comuni, spendere fondi stanziati per un uso su un altro progetto è illegale. Ad esempio, i fondi destinati alla pulizia delle strade non possono essere destinati alla riparazione delle auto della polizia. I fondi di stanziamento possono essere illimitati nel modo in cui un comune spende il capitale.
Le assegnazioni sono gli importi specifici di denaro che un’agenzia governativa o un comune inserirà in ciascun fondo nel sistema di contabilità di bilancio. Le assegnazioni si verificano in genere quando il comune riceve denaro dalle entrate fiscali. I contabili devono suddividere ogni porzione di denaro e registrarla nel fondo specifico. Questo è un processo comune per la riscossione dell’IVA. Molti comuni utilizzano le entrate dell’imposta sulle vendite per pagare per una serie di scopi diversi. I contabili devono creare assegnazioni per registrare il capitale guadagnato in ciascun fondo.
Un gravame è un particolare utilizzo del gettito fiscale che può o non può essere pagato quando il comune effettua il gravame. La maggior parte dei governi riceve entrate fiscali solo in momenti specifici durante l’anno. Un vincolo consente all’agenzia o al comune di pagare i beni utilizzando un sistema di contabilità clienti, ovvero pagamento a credito. I contabili registreranno l’ingresso nel sistema di contabilità di bilancio utilizzando un gravame. Una volta che il gettito fiscale arriva, i contabili pagheranno il gravame e lo rimuoveranno dal libro mastro.
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