La gestione dei casi legali riguarda i processi, le tecnologie e i metodi utilizzati per gestire un contenzioso e una non contenzioso dall’inizio alla fine. I componenti principali di un sistema di gestione dei casi legali sono la raccolta dei dati, i contatti e l’archiviazione dei documenti relativi al caso. Include anche le attività amministrative e le attività legali che devono essere eseguite per completare le questioni legali. Le aziende, i proprietari di piccole imprese e altre organizzazioni investono in persone e tecnologia per controllare il flusso di documenti e le scadenze associate alla gestione delle questioni legali. La gestione delle pratiche comprende anche l’archiviazione di pratiche e documenti vari sia in sede, su software installato sul desktop, sia tramite un servizio web.
Molte cause consistono in numerosi documenti che vengono presentati al tribunale; condiviso con controparti, esperti e testimoni; e utilizzato dagli avvocati per preparare i casi. Alcuni di questi documenti includono mozioni, trascrizioni del processo e prove. Quando un caso viene presentato, spesso innesca anche una serie di scadenze che tutte le parti devono rispettare fino a quando non viene presa una decisione definitiva e il tribunale emette una sentenza. Una gestione efficace dello studio legale spesso richiede un sistema di gestione dei casi legali per rispettare le scadenze e per archiviare e conservare i documenti pertinenti. Le leggi statali possono anche richiedere che i documenti e le registrazioni del caso siano conservati per un certo periodo di tempo prima che possano essere distrutti.
Le aziende con uffici legali utilizzano anche software e sistemi di gestione dei casi legali per mantenere e gestire i casi. Alcune aziende assumono dipendenti per gestire i casi senza l’uso di software o oltre a utilizzarlo. Ad esempio, le compagnie assicurative lo utilizzano per tenere traccia dei reclami presentati e gestire i documenti di supporto e le applicazioni relative ai reclami e spesso hanno bisogno dell’aiuto di persone per inserire i dati nel software di gestione dei casi. Le aziende utilizzano la gestione dei casi legali per organizzare documenti interni ed esterni relativi alle loro attività commerciali. Questi documenti possono includere lo statuto societario, l’atto costitutivo e i documenti di deposito annuale della società.
I tribunali utilizzano anche sistemi di gestione dei casi legali per gestire i casi giudiziari. Alcuni tribunali utilizzano sistemi di gestione digitale dei casi per raccogliere e archiviare informazioni, file e dati sui casi per ogni caso depositato presso il tribunale. È un modo in cui i tribunali possono rendere disponibili online i dati dei tribunali, ad eccezione dei record che devono essere mantenuti riservati a causa del tipo di caso o della natura dei documenti.