L’approvvigionamento tecnologico è un termine usato per descrivere l’acquisto di attrezzature basate sulla tecnologia per un’azienda o un’organizzazione. Esistono molti diversi tipi di tecnologia, ma questo termine si applica quasi esclusivamente agli acquisti di computer e tecnologia informatica. Gli appalti informatici comprendono quattro tipi di prodotti: software, hardware, servizi di consulenza e servizi di supporto o manutenzione. I dettagli per ciascun tipo di merce differiscono e devono essere gestiti con cura. I prodotti della tecnologia dell’informazione sono soggetti a cambiamenti quasi costanti, pertanto è necessario prestare particolare attenzione per garantire il miglior valore per il dollaro.
Il concetto principale di approvvigionamento tecnologico è che la pianificazione avanzata, la pianificazione e l’acquisto di gruppo comporteranno risparmi sui costi e un’operazione commerciale più efficiente. Ciò porta ad una maggiore redditività. Gli acquisti di gruppo, la consegna puntuale, i prezzi all’ingrosso negoziati e le clausole di rinnovo a fine vita sono tutti elementi essenziali per gli acquisti di tecnologia.
Gli acquisti di tecnologia che vengono completati in base alle necessità sono significativamente più costosi degli acquisti di gruppo. Ad esempio, una stampante desktop può avere un prezzo al dettaglio di $ 200 dollari statunitensi (USD). Tuttavia, un rivenditore all’ingrosso può vendere cinque delle stesse identiche stampanti desktop per $ 125 USD ciascuna. Sulla base dei budget presentati, un’azienda può indirizzare i dipartimenti a lavorare con gli acquisti centrali per combinare le spese pianificate per prodotti specifici.
Questo processo funziona meglio in un’organizzazione impegnata a ridurre i costi. I problemi relativi alle date di consegna, alla conformità del contratto e al servizio clienti devono essere risolti internamente prima di stipulare un contratto. L’acquisto di gruppo è il processo di combinazione dei requisiti di risorse totali per diversi dipartimenti e creazione di un ordine di acquisto. I reparti possono essere fisicamente situati in una serie di edifici, con le date di consegna, le quantità e le condizioni elencate nell’ordine di acquisto.
La consegna just in time è un componente centrale dell’approvvigionamento tecnologico. In base a questo modello, il costo dello stoccaggio è a carico del fornitore. Questo tipo di requisito di consegna è in genere combinato con l’acquisto di gruppo, mantenendo bassi i costi di stoccaggio. Il reparto approvvigionamento è responsabile di assicurare che le quantità acquistate di materiali siano pronte e disponibili per la consegna nelle date e negli orari specificati.
I prezzi all’ingrosso e le negoziazioni sono molto importanti quando si completano gli acquisti di tecnologia. Le organizzazioni che combinano la quantità totale richiesta per un determinato periodo di tempo sono in grado di ottenere prezzi più bassi, in base a un volume specifico di attività di acquisto. I negoziati vengono in genere completati dal direttore degli acquisti o dall’agente senior per gli acquisti.
La tecnologia ha in genere un ciclo di vita utile di tre anni. Il modo in cui questi materiali vengono gestiti e riassegnati è una considerazione importante. Nella maggior parte delle aziende, questo breve ciclo di vita si traduce spesso in aziende che noleggiano apparecchiature informatiche. Incluso nel contratto di locazione è una valutazione del valore del prodotto alla fine del contratto di locazione. I materiali vengono restituiti alla società di leasing e vengono acquistate nuove attrezzature, in genere per gli stessi pagamenti mensili.