Potrebbe essere richiesta un’indagine sul posto di lavoro in risposta a un reclamo per molestie o discriminazione, problemi di sicurezza o incidenti sul posto di lavoro, una grave violazione delle politiche e procedure aziendali o attività criminali come furto o atti vandalici. Le indagini fatte durante un’indagine sul posto di lavoro devono essere fatte in modo discreto e in conformità con la legislazione pertinente per evitare ulteriori complicazioni. Per condurre un’indagine sul posto di lavoro dovrai conoscere in particolare il diritto alle leggi sulla privacy all’interno della giurisdizione.
I datori di lavoro hanno l’obbligo di esaminare tutte le accuse di illeciti. Anche quando viene presentato un reclamo informale, il datore di lavoro è tenuto a esaminare la questione e può essere richiesta un’indagine formale sul luogo di lavoro. La mancata adeguata indagine potrebbe lasciare il datore di lavoro aperto a richieste di negligenza in seguito.
Quando viene presentato un reclamo, la documentazione è fondamentale. Allo stesso modo, dovrebbero essere scritti anche i dettagli di incidenti o inconvenienti. I dettagli potrebbero diventare sfocati o dimenticati nel tempo, rendendo una registrazione scritta vitale per qualsiasi indagine sul posto di lavoro. Molte aziende e organizzazioni dispongono di moduli per i reclami e gli incidenti, ma in loro assenza qualsiasi account scritto sarà sufficiente.
A seconda del reclamo o dell’incidente, durante le indagini sul posto di lavoro potrebbero essere necessarie interviste con i testimoni. Le richieste devono essere fatte in modo discreto e privato. Dovrai raccogliere informazioni nel rispetto dei diritti alla privacy di tutti i soggetti coinvolti: il denunciante, i testimoni e l’imputato. Le domande dovrebbero essere focalizzate sul problema in questione e formulate in modo aperto che non porti a semplici risposte sì o no.
Le indagini fisiche all’interno del luogo di lavoro potrebbero essere appropriate, a seconda della natura del rapporto o dell’incidente. Anche qui la documentazione è importante e potrebbero essere necessarie fotografie di un incidente o di un pericolo. Ancora una volta, le leggi sulla privacy devono essere rispettate. Il diritto di un datore di lavoro di effettuare ricerche sul posto di lavoro e atti simili, quali test antidroga e sorveglianza, varia da una giurisdizione all’altra. In caso di dubbi, consultare un legale prima di effettuare qualsiasi ricerca o test.
I risultati dovrebbero essere compilati in un rapporto. Le conclusioni dovrebbero basarsi su prove e non dovrebbero avventurarsi nella supposizione. La relazione dovrebbe includere una serie di azioni previste per affrontare l’incidente, i comportamenti illeciti o i pericoli oggetto di indagini. I risultati dell’indagine dovrebbero essere condivisi con il denunciante.
La risposta ai risultati di un’indagine sul posto di lavoro dovrebbe concentrarsi principalmente sulla correzione del problema. Potrebbe essere necessario riparare o sostituire l’apparecchiatura oppure potrebbe essere necessario adottare nuove procedure. In caso di comportamento scorretto o illecito, potrebbe essere richiesta un’azione disciplinare. A seconda della gravità e della natura delle azioni oggetto di indagine, potrebbe essere necessario notificare le forze dell’ordine o le autorità di regolamentazione.