I grafici dei conti sono essenzialmente un elenco delle varie categorie di entrate e spese associate alle finanze di un’organizzazione. Mentre la configurazione esatta degli elementi pubblicitari in un piano dei conti può variare leggermente da un’entità all’altra, ci sono alcune categorie di base che si trovano in quasi tutti i libri contabili. Ulteriori categorie possono riflettere la natura dell’attività svolta dall’organizzazione, come fondi di beneficenza riservati a scopi specifici o attività destinate a un progetto di espansione associato alla società.
Il gruppo principale di categorie che si trovano in un piano dei conti non è diverso da quelli presenti in quasi tutti i budget delle famiglie. Questi includono elementi pubblicitari come saldi e pagamenti relativi a canoni o mutui, utenze di base e qualsiasi debito in corso che viene pagato ogni mese, come i saldi delle carte di credito. L’ordine esatto di queste categorie può essere ulteriormente definito mediante l’istituzione di una serie di elementi pubblicitari o seguendo un approccio di contabilità generale e includendo alcuni elementi in ampie categorie. Ad esempio, può essere utile strutturare il piano dei conti in modo che gli elementi pubblicitari di elettricità, acqua e servizi telefonici siano raggruppati sotto la categoria di Utilità, anziché apparire come categorie autonome.
Insieme alle categorie di base incluse in un piano dei conti, ci sono spesso designazioni che sono uniche per l’entità specifica. Le organizzazioni senza scopo di lucro possono utilizzare elementi pubblicitari che consentono la registrazione di quote associative, entrate generate dall’attività di raccolta fondi o raccolte che devono essere applicate a un fondo di progetto specifico. Con le società, il piano contabile coinvolgerà sempre sia i crediti che i debiti come parte della struttura. Esistono spesso categorie che consentono il tracciamento ordinato dei fondi discrezionali assegnati a un reparto specifico o per l’uso generale da parte di una sede dell’azienda.
Molte organizzazioni scelgono di utilizzare un sistema di account che richiede la creazione di una designazione sia alfa che numerica per ciascuna categoria riflessa nel piano dei conti. Se ci sono sottocategorie residenti nelle categorie principali, questo viene di solito preso in considerazione quando si imposta la sequenza di numerazione utilizzata nei registri. Queste stesse designazioni appariranno anche come voci sia nel bilancio sia nel conto economico dell’organizzazione. Seguendo questo processo, è molto facile incrociare le transazioni e garantire che i registri finanziari rimangano adeguatamente bilanciati.