Una dichiarazione di distribuzione è inclusa nei documenti ufficiali per indicare il livello di sicurezza minimo richiesto per leggerlo. Sebbene la maggior parte delle persone supponga che una dichiarazione di distribuzione si trovi solo nei documenti militari o governativi, non è così. Un gran numero di organizzazioni private, in particolare grandi aziende, banche e società di ricerca, usano anche queste dichiarazioni. Sebbene esistano molti metodi diversi per proteggere le informazioni, la maggior parte dei sistemi si basa sul sistema militare americano a cinque livelli, sul sistema commerciale a quattro livelli o sul sistema interorganizzativo a quattro livelli.
La dichiarazione di distribuzione è generalmente molto importante nel documento. Se è presente una copertina, non è raro che l’istruzione sia stampata nella parte superiore e inferiore della pagina. All’interno del documento, l’istruzione di distribuzione si trova generalmente nella parte superiore della prima pagina tra le informazioni dell’intestazione. Queste posizioni di rilievo assicurano ai proprietari che chiunque leggerà il documento avrà il nulla osta o ignorerà intenzionalmente la dichiarazione.
Uno dei tipi più noti di dichiarazione di distribuzione è quello a cinque livelli usato dall’esercito americano, così come molti altri gruppi militari occidentali. Il livello più alto è Top Secret, il che significa che solo le persone con i più alti livelli di autorizzazione sono in grado di leggere il documento. Quindi scende attraverso i livelli di sicurezza: Segreto, Riservato, Limitato e Sensibile ma Non classificato. Il livello finale è Non classificato ed è disponibile per chiunque.
Molte aziende utilizzano un sistema di dichiarazione di distribuzione simile. Il sistema di base ha Riservato al massimo livello seguito da Privato, Sensibile e Pubblico. In molti casi, questo sistema è molto più rilassato rispetto alla versione governativa. D’altra parte, quando un’azienda lavora pesantemente con il governo o l’esercito, non è raro che adottino un sistema di sicurezza simile. Ciò è particolarmente comune quando le persone all’interno dell’azienda hanno l’autorizzazione di sicurezza del governo come parte dei loro normali lavori.
L’ultimo sistema comune è meglio noto come sicurezza del semaforo. Questo sistema funziona in base al principio secondo cui molte persone hanno un punto di vista radicato su determinati colori. In questo sistema, i documenti rossi sono disponibili solo al massimo livello. Yellow ha un pubblico più ampio e documenti verdi sono disponibili per chiunque nell’organizzazione. L’ultimo colore, il bianco, è aperto al pubblico.
Questo sistema è comune quando diverse organizzazioni lavorano insieme su un progetto. Invece di provare a integrare due diversi sistemi di sicurezza, al suo posto viene utilizzata l’opzione semaforo. Questo sistema funziona anche bene quando le organizzazioni che collaborano non parlano la stessa lingua, poiché una dichiarazione scritta di distribuzione potrebbe essere interpretata male. L’unica limitazione è la percezione del singolo paese dei vari colori.