Quando scrivi una lettera commerciale, devi seguire determinati formati. I formati presentano alcune variazioni e, a meno che tu non stia seguendo un corso sulla scrittura di lettere, le persone potrebbero non misurare specificamente la distanza tra la parte superiore della pagina e i tuoi indirizzi e tra gli indirizzi elencati e il tuo saluto. L’aspetto più importante quando scrivi una lettera commerciale è rendere molto chiaro il tuo scopo – perché stai scrivendo la lettera. Tuttavia, dovresti avere familiarità con un formato di base, prima di iniziare a preoccuparti di cosa e come scriverai.
Se si utilizza un programma di elaborazione testi, controllare il proprio programma per i modelli di lettere commerciali. Questi possono semplificare il tuo lavoro perché hanno preimpostato i margini e di solito ti informano esattamente dove posizionare cose come gli indirizzi. Se non disponi di un modello simile, la tua lettera può essere formattata in due modi. Il primo si chiama formato a blocchi e il secondo formato rientrato. Se non diversamente specificato, è possibile utilizzare il formato o una qualsiasi delle loro varianti. La grande differenza tra i due formati è che i paragrafi non hanno rientri e il testo può essere giustificato, quindi ogni riga ha la stessa lunghezza. Nel formato rientrato, non tutte le righe avranno esattamente la stessa lunghezza e la prima frase di ogni paragrafo sarà rientrata di cinque spazi.
Esistono piccole variazioni con ogni formato, quindi questa spiegazione mirerà a un modo per scrivere rapidamente una lettera commerciale, usando il formato a blocchi, senza giustificare il tuo testo. La lettera commerciale dovrebbe avere i seguenti margini: un pollice (2,54 cm) in alto, in basso, a sinistra e a destra. Controlla il tuo programma di elaborazione testi prima di iniziare e imposta questi margini se necessario. Il carattere dovrebbe essere di 12 punti e Times New Roman è la scelta preferita.
Se stai digitando sulla carta intestata dell’azienda, non è necessario iniziare la lettera con il tuo indirizzo. Se stai utilizzando carta standard, dovresti iniziare dal margine superiore con il tuo indirizzo. Non è necessario includere il tuo nome con il tuo indirizzo. Includi semplicemente il tuo indirizzo e, se lo desideri, il numero di telefono e l’e-mail. Aggiungi una data direttamente dopo l’indirizzo. Puoi indentare il tuo indirizzo in modo che arrivi a filo con il margine destro, ma può semplicemente iniziare dal margine sinistro, il che è più facile.
Salta una riga e scrivi il nome della persona a cui stai scrivendo, il loro titolo o azienda e il loro indirizzo. Ogni voce come nome, titolo e indirizzo dovrebbe essere su una riga separata. Città, provincia e codice postale devono costituire l’ultima riga. Il seguente ordine è necessario per l’indirizzo: Azienda, Persona, Titolo e Indirizzo.
Salta un’altra riga e inizia con il tuo saluto. Questo dovrebbe essere formale. Se stai scrivendo a Ms. Smith, scriverai Cara Ms. Smith :. Usa i due punti anziché una virgola dopo il saluto.
Spazio su una riga e inizia il primo paragrafo del corpo. Assicurati di indicare chiaramente l’intento della lettera all’interno di questo primo paragrafo. Usa paragrafi aggiuntivi, con uno spazio in mezzo, come necessario per espandere il tuo punto o dare esempi. Dopo aver terminato i paragrafi del corpo, salta una riga e scrivi “Cordiali saluti”, la tua osservazione di chiusura, quindi salta giù da tre a quattro righe prima di digitare il tuo nome e il tuo titolo se ne hai uno. Prima di spedire la lettera commerciale, non dimenticare di firmare fisicamente il tuo nome con inchiostro nero nello spazio tra la chiusura e il nome digitato.
L’obiettivo quando scrivi una lettera commerciale è quello di comunicare efficacemente il tuo punto. Non puoi essere efficace se la tua lettera è piena di errori. Non limitarti a eseguire un controllo ortografico, ma esamina anche il tuo documento per eventuali errori grammaticali, parole comunemente confuse e problemi di punteggiatura. Leggi la lettera ad alta voce per assicurarti di comunicare chiaramente il tuo punto. Usa un linguaggio semplice, ma evita le contrazioni o qualsiasi gergo. Una lettera commerciale ben scritta che arriva direttamente al punto è molto importante, specialmente se stai scrivendo da un’altra attività. La tua capacità di scrivere una lettera commerciale facilmente comprensibile e priva di errori riflette la professionalità della tua azienda.