Il messaggio di saluto della segreteria telefonica che usi deve essere abbastanza breve e puntuale, sebbene tu possa usarlo come un modo per dimostrare ci? che la tua attivit? ha da offrire. Il tono generale nel messaggio dovrebbe essere professionale e indicare ai chiamanti che sebbene la loro chiamata sia stata persa in quel momento, sono importanti e prevedi di contattarli il prima possibile. All’interno di questo, tuttavia, non dovresti indicare che stai parlando con qualcuno pi? importante del chiamante. Anche il saluto della segreteria telefonica aziendale deve essere personalizzato in qualsiasi modo tu ritenga appropriato per la tua attivit? e le tue esigenze.
Un saluto della segreteria telefonica aziendale ? un messaggio registrato nella segreteria telefonica o nella segreteria telefonica di un’azienda. Poich? questo messaggio verr? ascoltato da almeno alcuni dei tuoi clienti, dovresti essere sicuro di mantenerlo professionale. Per la maggior parte, non dovresti creare un messaggio sciocco o divertente, ma invece fornire informazioni importanti e utili in modo professionale e abbastanza veloce. Puoi, tuttavia, utilizzare il messaggio come una rapida opportunit? per includere una breve dichiarazione su un particolare servizio che offri come “Grazie per aver chiamato The House of Pies, casa della famosa zucchina e torta di carciofi”.
Le informazioni fornite nel messaggio di saluto della segreteria telefonica aziendale possono variare a seconda delle esigenze specifiche, sebbene alcune informazioni di base siano comuni. Dovresti indicare l’attivit? che ? stata raggiunta, incluso un nome specifico se hai un numero di attivit? o un’estensione personale. Se il messaggio ? per uso generale, ? possibile indicare che non si ? disponibili, sebbene un messaggio da utilizzare dopo l’orario di ufficio possa fornire al chiamante orari di lavoro regolari. Tuttavia, non dovresti usare alcuna lingua che potrebbe essere adottata per indicare che sei occupato con un’attivit? che ? pi? importante del tuo chiamante.
Qualsiasi annuncio di segreteria aziendale che usi deve essere personalizzato e personale per le tue esigenze. Se si dispone di un servizio di emergenza, che un chiamante pu? attivare premendo un pulsante per una risposta pi? rapida, ? necessario indicarlo nel messaggio. Pu? anche essere utile ricordare ai chiamanti le informazioni che devono fornire nel loro messaggio, come il loro nome, le informazioni di contatto e il motivo della chiamata. ? inoltre necessario ringraziare il chiamante per la sua chiamata alla fine del messaggio e indicare che si prevede di restituire la chiamata il pi? presto possibile.