Quando si risponde a una richiesta di proposta (RFP), è necessario prestare molta attenzione al formato della proposta commerciale. La selezione del formato giusto può migliorare notevolmente le tue possibilità di vincere un contratto. Selezionare quella sbagliata può significare che anche un’offerta altrimenti ideale non riesce.
Di gran lunga la regola più importante è seguire i consigli della RFP. Dovresti assicurarti di rispettare tutte le istruzioni specifiche sul formato della tua proposta. Farlo è in parte una cortesia in quanto contribuirà a garantire che l’organizzazione abbia tutte le proposte concorrenti in un formato simile, facilitando il confronto. Ancora più importante, fornire il formato richiesto dimostra che sei disposto a fare lo sforzo di seguire istruzioni precise. A meno che tu non abbia lavorato con l’organizzazione in precedenza o abbia una reputazione particolarmente forte, farlo è uno dei modi più efficaci per dimostrare che sarai in grado di seguire i requisiti per realizzare il progetto stesso se ti aggiudichi il contratto.
Un formato di proposta commerciale che è quasi sicuro di includere tutte le informazioni pertinenti sono le cinque W o, a rigor di termini, cinque W e un H. Questo formato risponde a sei domande di base sulla proposta. Il formato proviene da una poesia di Rudyard Kipling che inizia specificando in dettaglio le sei domande: “Continuo a sei onesti servitori; mi hanno insegnato tutto quello che sapevo. I loro nomi sono cosa e perché e quando e come e dove e chi. ”
Ci sono molti punti particolari da notare quando si decide su un formato di proposta commerciale per un contratto governativo. La chiave è che devi rispettare tutto ciò che è elencato nella RFP. Questo perché le agenzie governative di solito devono seguire rigide regole sulla selezione della proposta migliore per evitare qualsiasi accusa di parzialità impropria.
Vale anche la pena cercare un documento chiamato “dichiarazione di lavoro” che accompagna la RFP e spiega i criteri per la selezione della proposta vincente. La selezione di un formato di proposta commerciale adattato a questi criteri può aumentare le possibilità di essere selezionato. Qualunque sia il formato scelto, è particolarmente importante assicurarsi di rispettare la scadenza di presentazione in quanto le agenzie governative di solito non sono autorizzate ad esercitare il loro giudizio nell’accettare richieste in ritardo.
Sia che scriviate una proposta commerciale per un’organizzazione governativa o una società privata, dovreste assicurarvi che vada oltre la semplice dimostrazione di poter soddisfare i criteri. Dato che anche altri offerenti possono essere in grado di farlo, devi mostrare quale valore extra la tua offerta può offrire all’organizzazione. Questo può includere feedback da progetti precedenti, premi che hai vinto per il tuo lavoro e qualsiasi altra cosa che dimostri di essere migliore dei tuoi rivali piuttosto che semplicemente dello stesso standard.