Ci sono un paio di modi diversi per scrivere una lettera di diffida, ma nella maggior parte dei casi ci sono tre cose essenziali che devi includere: una dichiarazione di ciò che pensi che il destinatario stia facendo di sbagliato; cosa vuoi che facciano al riguardo; e cosa intendi fare se non rispettano. Questo tipo di lettera di solito non è vista come uno strumento legale, e come tale normalmente non deve seguire alcun formato prestabilito e non deve essere depositata presso un tribunale. Né deve essere scritto da un avvocato. Tuttavia, spesso è una buona idea mantenere un tono formale e dichiarazioni brevi e professionali. A seconda delle circostanze, questa lettera potrebbe diventare la base di una causa in seguito e, se ciò dovesse accadere, è nel tuo interesse che la lettera sia il più raffinata e rispettosa possibile. Molti gruppi legali offrono modelli gratuiti online che puoi seguire, spesso con esempi di lingua e paragrafi modello.
Identifica i tuoi obiettivi
La prima cosa che devi fare è identificare il problema nel modo più preciso possibile. Ci sono molte ragioni per cui una persona potrebbe scrivere una lettera di diffida. Questioni personali come molestie o violazioni continue sono alcuni esempi; sono comuni anche le molestie da parte di un creditore, la calunnia da parte di una persona o un’organizzazione o l’uso non autorizzato di marchi o diritti d’autore. Questo tipo di lettere viene solitamente inviato quando si ritiene che un giudice ordinerebbe all’altra parte di interrompere l’azione se la questione fosse andata in tribunale, ma si desidera evitare un’azione legale.
È anche importante rendersi conto di ciò che questo tipo di lettera non può fare. Ad esempio, non può effettivamente far interrompere un comportamento a qualcuno: può solo chiedere e attirare l’attenzione sul problema. Se stai scrivendo la lettera per fermare un comportamento che è imminentemente pericoloso o che mette in pericolo te o altri, potrebbe essere più saggio cercare uno strumento legale più formale come un ordine restrittivo. Dovrai anche essere preparato affinché il destinatario risponda con le sue richieste. A volte le persone ricevono questo tipo di lettere e cambiano semplicemente i loro modi, ma non sempre. Prima di metterti a scrivere, dovresti pensare a tutti i potenziali risultati e pianificare di conseguenza.
Definisci le specifiche
Ci sono alcune cose di base che tutte le lettere di cessazione e desistere dovrebbero includere, a partire dai nomi completi di te o dell’organizzazione che rappresenti e di tutti i destinatari. Dovresti anche descrivere in modo specifico l’azione, comprese le date, gli orari e tutti i dettagli disponibili. In molte questioni relative al copyright e ai marchi, gli autori di lettere includono appendici estese che dimostrano tutti i presunti usi impropri. Questo può sia evidenziare la portata del problema sia servire come un record archiviato di illeciti.
Se l’azione che vuoi fermare sembra violare delle leggi, dovresti nominare anche quelle. Non è necessario entrare nei dettagli, ma affermare che una certa attività viola una certa legge nominata è spesso più potente e persuasivo che affermare semplicemente qualcosa di vago come “le tue attività sono illegali”.
Afferma le conseguenze dell’inazione
Un altro componente importante della lettera è una breve dichiarazione di cosa intendi fare se il destinatario non fa come chiedi. Nella maggior parte dei casi questo è formulato come una richiesta diretta che l’azione si fermi e in genere dovrebbe essere data una scadenza. A volte, vorrai che l’azione si interrompa immediatamente; in altri casi, poche settimane o mesi è più realistico. Molto dipende dalle circostanze. A volte è anche una buona idea dire al destinatario che intendi intentare una causa formale se le cose non cambiano come richiesto.
Concentrati sulle azioni, non sulle emozioni
Capita spesso che questo tipo di lettere vengano scritte solo dopo che i problemi sono in corso da molto tempo, e in queste situazioni le emozioni spesso sono forti. Tuttavia, è molto importante mantenere un tono neutro e formale. La lettera di diffida non dovrebbe usare un linguaggio offensivo o profano o fare minacce oltre a quelle di dare seguito all’interno del sistema legale. Ricorda che, se è necessaria un’ulteriore azione legale, la lettera diventerà probabilmente parte del verbale ufficiale del tribunale. Ciò renderebbe la lettera un documento che sarebbe rivisto dai tribunali e ne farebbe parte degli atti pubblici, e potrebbe riflettersi negativamente su di te se non è professionale o è altamente emotivo.
Pensa alla formattazione
Non c’è davvero un modo “sbagliato” per scrivere questo tipo di lettera, ma peccare per formalità è di solito la migliore linea d’azione. In generale, la lettera dovrebbe essere nel formato di una lettera commerciale. Il tuo nome e indirizzo, il nome e l’indirizzo del destinatario e la data della lettera devono precedere il corpo. La lettera dovrebbe includere la tua firma originale alla fine e dovresti conservare almeno una copia della lettera originale.
È anche una buona idea inviare la lettera tramite posta certificata, poiché ciò costringerà il destinatario a confermare la ricezione e ti darà una registrazione della stessa. Ciò significa che la persona non può pretendere che la lettera non sia stata ricevuta qualora fosse necessaria un’ulteriore azione legale.