L’aggiunta di qualsiasi dipendente a una squadra può essere fonte di ansia, ma quando è necessario scegliere un assistente personale, è necessaria ancora più cura. Un assistente personale rappresenta un datore di lavoro. In genere, un assistente prende le chiamate, pianifica gli appuntamenti e spesso funge da collegamento tra il datore di lavoro e il cliente. Come primo punto di contatto, un assistente deve proiettare un comportamento amichevole e professionale e avere un buon senso dei valori e della missione che l’azienda desidera proiettare.
Per scegliere un assistente personale, si deve prima sviluppare una descrizione del lavoro con compiti specifici. Elenca tutto ciò di cui l’assistente personale sarà responsabile e prendi nota del software e dei programmi necessari per eseguire le attività. Classificare i compiti in ordine di importanza. Se l’assistente passerà il 60% della giornata ad aggiornare i contenuti Web, è necessario selezionare un assistente con un alto livello di familiarità con Internet. Tutti i dipendenti possono essere formati, ma è meglio se i punti di forza di un assistente personale sono direttamente in linea con la maggior parte delle attività. I compiti occasionali possono essere appresi sul posto di lavoro senza molto tempo per essere sottratti alla formazione.
Il prossimo elenco dovrebbe identificare l’etica del lavoro dell’azienda. Qual è la cosa più importante? Essere in orario? Contribuire con idee creative al team? Lavori di rifinitura in modo tempestivo? Scegli un assistente personale che mostri già le qualità e gli atteggiamenti che l’azienda apprezza. Preparare in anticipo le domande di sondaggio per esplorare i metodi di lavoro e le preferenze del candidato.
Molti datori di lavoro sono tentati di scegliere un assistente personale con background e abilità simili, perché si sentono a proprio agio con la familiarità. Questo è un errore. L’idea di un assistente personale è quella di avere qualcuno che raccoglierà il gioco e contribuirà alla squadra. Invece di assumere qualcuno con lo stesso set di competenze, chiedi informazioni su altre aree di competenza. Elencare gli attuali punti deboli in fondo alle domande del colloquio e cercare di approfondire anche in questi settori.
Per scegliere un assistente personale in grado di gestire le attività tecniche richieste, è necessario trarre vantaggio dalle valutazioni online gratuite. Il livello “esperto” di una persona in un programma software potrebbe essere l’idea di un altro “novizio”. Non dimenticare le aree di comunicazione. L’assistente personale comunicherà con i clienti via e-mail o altri metodi di corrispondenza scritta? Ottieni un campione di scrittura. È possibile addestrare software, macchine per ufficio e procedure standard per ufficio, ma può essere difficile migliorare le capacità di scrittura per coloro che non sono a proprio agio con la comunicazione scritta. Errori ortografici, errori di battitura e scarsa grammatica sono una grande svolta per un cliente.
Quindi, valutare le esigenze e dedicare un po ‘di tempo alla creazione della descrizione del lavoro. Determinare i criteri indispensabili, quindi restringere i candidati e richiedere il test. Fidati del tuo istinto. Se l’elenco dei candidati è stato correttamente ristretto, le scelte migliori avranno probabilmente tutte le qualità più importanti. A questo punto, la scelta dovrebbe essere fatta selezionando il candidato con il quale hai il miglior rapporto.