Una raccolta di documentari è un processo attraverso il quale gli importatori e gli esportatori facilitano i pagamenti. Per avviare il processo, gli esportatori si recano presso una banca nel loro paese e presentano documenti di riscossione che rappresentano le spese di spedizione e altri costi di esportazione. Dopo che i documenti hanno raggiunto una banca in cui vivono gli importatori, gli importatori pagano la loro banca e restituisce il denaro alla prima banca, che paga gli esportatori. Durante questo processo, le banche sono responsabili solo dell’invio dei documenti e della raccolta del denaro. Se gli importatori non riescono o rifiutano di pagare per una raccolta documentale, le banche possono fare causa per conto degli esportatori, se richiesto, sebbene anche le banche possano rifiutare questa richiesta.
Il denaro di solito non viene trasferito tra importatori ed esportatori fino alla spedizione o all’arrivo degli articoli. Un modo per eseguire questo pagamento quando arriva il momento è attraverso la raccolta di documentari. Gli esportatori visitano una banca locale e presentano un certificato di origine, una polizza di carico e altri documenti relativi alle spese di spedizione ed esportazione. Questa banca inoltra quindi i documenti a una banca locale agli importatori.
Dopo che i documenti sono stati inoltrati, gli importatori visitano la propria banca locale e pagano la banca per le spese di spedizione. La banca ha spesso anche documenti sul titolo, che gli importatori devono possedere legalmente gli articoli importati. Quando gli importatori pagano le spese di spedizione, la banca inoltra i soldi alla banca degli esportatori.
Con alcuni documenti di credito utilizzati tra importatori ed esportatori, le banche coinvolte garantiscono che le parti pagheranno. Quando viene utilizzata una raccolta documentaria, le banche non offrono tale garanzia. Questa mancanza di garanzia rende meno probabile la perdita di denaro, quindi questo documento è generalmente più economico di altri documenti di credito, portando al suo uso comune tra le parti fidate. Allo stesso tempo, l’utilizzo di questa forma di pagamento tra parti nuove l’una all’altra può essere una cattiva idea, perché la mancanza di una garanzia potrebbe indurre l’esportatore a perdere denaro.
Sebbene le banche non forniscano alcuna garanzia in merito alla ricezione del pagamento, possono citare in giudizio gli importatori per aver rifiutato di pagare la raccolta documentale. Gli importatori possono rifiutare di pagare perché non vogliono usare i loro soldi o perché non vogliono accettare gli articoli importati; indipendentemente dalla causa, le banche possono denunciarli per non aver pagato. Questo viene fatto solo per conto degli esportatori, che devono avviare questo processo. Le banche non faranno causa a meno che gli esportatori non lo chiedano, e anche in tal caso alcune banche potrebbero rifiutare questa richiesta.