Die Beschaffung von Dienstleistungen ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Beschaffung verschiedener Arten von Dienstleistungen, die für den allgemeinen Betrieb eines Unternehmens wichtig sind. In vielen Fällen wird dieser Beschaffungsprozess mit eigenen Ressourcen durchgeführt. Unternehmen können jedoch auch Beschaffungssysteme und Berater nutzen, um die benötigten Dienstleistungen zu finden und zu beauftragen.
Es gibt viele verschiedene Arten von Dienstleistungen, die ein Unternehmen möglicherweise benötigt, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Die Absicherung von Kommunikationsdiensten wie Telefon-, Ferngesprächs-, Mobilfunk- und Internetdiensten ist für Unternehmen jeder Größe oft wichtig. Darüber hinaus kann ein Unternehmen andere Dienste wie Computer- und Serverwartung, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit sowie Massendruck- und Versanddienste in Anspruch nehmen.
In großen Konzernen übernimmt häufig ein zentraler Einkauf den Prozess der Dienstleistungsbeschaffung. Diese Abteilung ist dafür verantwortlich, potenzielle Anbieter zu finden, die die erforderlichen Dienstleistungen erbringen können, ihre Dienstleistungen mit denen ihrer Konkurrenten zu vergleichen und die bestmöglichen Bedingungen auszuhandeln. Einkäufer und Manager haben oft die Befugnis, Beschaffungsverträge mit Lieferanten abzuschließen, solange die Verträge den Unternehmensstandards und -vorschriften entsprechen. Wenn eine Einkaufsabteilung Teil der Unternehmensstruktur ist, stellen alle anderen Abteilungen ihre Anfragen für neue Dienstleistungen an einen Einkäufer, anstatt selbst Dienstleistungen zu suchen.
Kleinere Unternehmen verwalten manchmal die Beschaffung von Dienstleistungen, indem sie Abteilungsleitern die Befugnis erteilen, selbst Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Bei diesem Szenario hat der Abteilungsleiter in der Regel den ersten Kontakt mit einem potenziellen Lieferanten. Sobald festgestellt wurde, dass das Unternehmen von der Schaffung einer Arbeitsbeziehung mit dem Lieferanten profitieren würde, verpflichtet ein zentraler Entscheidungsträger, wie der Eigentümer oder ein Firmenpräsident, das Unternehmen zu einem Beschaffungsvertrag mit dem Lieferanten.
Eine dritte Alternative in der Dienstleistungsbeschaffung ist die Auslagerung der Funktion an einen Vertreter oder Berater. Der Berater bewertet die Bedürfnisse seines Kunden und identifiziert dann potenzielle Anbieter, um die benötigten oder gewünschten Dienstleistungen bereitzustellen. Bei diesem Ansatz übernimmt der Berater das gesamte Screening und die Qualifizierung von Anbietern. Dazu gehört häufig auch, im Auftrag des Kunden den bestmöglichen Servicevertrag auszuhandeln. Berater können sich jedoch selten auf einen Vertrag für ihre Kunden festlegen. Stattdessen muss der Kunde diese Verpflichtung nach Rücksprache mit dem Berater eingehen.
Die Beschaffung von Dienstleistungen in all ihren Formen hat das Ziel, Unternehmensdienstleistungen von höchster Qualität zu einem möglichst niedrigen Preis zu erhalten. Bei logischer und verantwortungsvoller Durchführung kann ein solcher Beschaffungsprozess jedem Unternehmen viel Geld sparen. Zu diesem Zweck gibt es eine Reihe von Bildungsangeboten, einschließlich Seminaren und Workshops, die den Einkaufsprofis dabei helfen können, ihre Fähigkeiten zu verbessern, um die Aufgabe der Dienstleistungsbeschaffung effektiv zu erfüllen.