Ein externer Bericht ist ein Begriff, der verwendet wird, um sich auf jede Art von Organisationsbericht zu beziehen, der mit Blick auf die breite Öffentlichkeit erstellt wird. In der Regel enthält der Inhalt des Dokuments keine Informationen, die als urheberrechtlich geschützt gelten, sondern nur Daten, die für den öffentlichen Gebrauch als akzeptabel gelten, werden in den Bericht aufgenommen. Unternehmen erstellen in der Regel diese Art von Berichten, um Verbrauchern und anderen, die an der allgemeinen Geschäftstätigkeit der Unternehmen interessiert sind, relevante Informationen offenzulegen.
Unternehmen erstellen ihre externen Berichte in der Regel intern, obwohl es möglich ist, diese Funktion auszulagern. Der Inhalt des Berichts kann variieren, da die im Dokument enthaltenen Informationen einen Überblick über die Unternehmenstätigkeit einschließlich einiger historischer Daten geben können. Zu anderen Zeitpunkten kann der Schwerpunkt der externen Berichterstattung Informationen über die Finanzen des Geschäftsbetriebs enthalten. In diesem Fall kann der Bericht von Wirtschaftsprüfern zum ausdrücklichen Zweck der Weitergabe der Daten an die Öffentlichkeit erstellt werden. Die in diesem externen Prüfbericht enthaltenen Finanzinformationen enthalten keine vertraulichen Informationen, und alle für den Bericht verwendeten Daten werden von den Eigentümern und Betreibern des Unternehmens zur öffentlichen Veröffentlichung als geeignet erachtet.
Es gibt mehrere Gründe, warum sich ein Unternehmen für die Erstellung und Veröffentlichung eines externen Berichts entscheiden würde. Die Informationen gelten als öffentlich und ermöglichen es, genügend Details über das Unternehmen und seine Tätigkeit bereitzustellen, um die Aufmerksamkeit interessierter Personen, einschließlich potenzieller Investoren, auf sich zu ziehen. Berichte dieser Art enthalten in der Regel Daten, anhand derer Branchenanalysten den aktuellen Status des Unternehmens beurteilen können. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Details aus einem externen Bericht als Quellmaterial für einen Artikel oder ein Profil verwendet werden, das von einem Wirtschaftsautor erstellt wurde.
Obwohl es nicht den einen richtigen Weg zur Erstellung eines externen Berichts gibt, gibt es einige grundlegende Überlegungen, die bei der Erstellung eines kohärenten und informativen Dokuments hilfreich sein können. Die Informationen sollten logisch angeordnet sein, damit der Leser dem Textfluss leicht folgen kann. Alle Daten, die als vertraulich oder geschützt gelten, sollten aus dem Text weggelassen werden, es sei denn, es gibt einen zwingenden Grund, diese Informationen aufzunehmen, und es ist unwahrscheinlich, dass dieser Grad der Offenlegung zu einem späteren Zeitpunkt Probleme für das Unternehmen aufwirft. Die meisten Berichte dieser Art werden so angeordnet, dass der Zweck des Dokuments am Anfang des Textes angegeben wird, um den Lesern ein Verständnis dafür zu vermitteln, warum das externe Papier existiert und was die Autoren davon erwarten.
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