Informationen sind unter Umständen nur so gut wie die zu ihrem Schutz eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen. Manchmal besteht der beste Weg zum Schutz sensibler Informationen oder eines Eigentumsgeheimnisses darin, die Anzahl der Personen zu begrenzen, die sie tatsächlich besitzen können. Aus diesem Grund verzichten viele Unternehmen oder Agenturen bewusst auf sensible Ideen nach einem strikten Need-to-know-Prinzip. Nur Personen, die berechtigte Gründe für den Zugriff auf diese Informationen haben, dürfen diese erhalten.
Informationen, die nach dem Need-to-know-Prinzip gespeichert werden, werden oft auf mehrere Personen oder Abteilungen aufgeteilt, so dass niemand alle Informationen besitzen kann. Wenn autorisierte Graveure an einem neuen Satz Druckplatten arbeiten, um beispielsweise Regierungsgelder herzustellen, erhält jeder Graveur nur einen Ausschnitt des fertigen Designs. Auf diese Weise sieht kein einzelner Graveur jemals die gesamte Druckplatte, so dass er nicht gezwungen werden könnte, sie für Fälscher zu reproduzieren. Jede Abteilung auf dem Weg würde auch nur bestimmte Informationen erhalten, die sie wissen müssen.
Militärische Nachrichtendienste und andere sensible Informationen werden oft nach ihrer Zugänglichkeit klassifiziert. Eine überraschende Anzahl von Regierungsangestellten oder privaten Auftragnehmern hat möglicherweise Zugang zu „streng geheimen“ Informationen, aber nur sehr wenige haben Zugang zu ultrageheimen Informationen, die als „Halbschatten“ oder „Kanu“ klassifiziert sind. Auf jeder Sicherheitsebene gibt es diejenigen, die es wissen müssen, und diejenigen, die einfach nur daran interessiert sind.
Der Hauptzweck einer strikten Need-to-know-Basis besteht darin, die Integrität einer sensiblen oder geheimen Information zu schützen. Wenn beispielsweise ein Verdächtiger einer lokalen Straftat zufällig an einer verdeckten Stichaktion beteiligt war, ist die für die Operation zuständige Bundesbehörde nicht immer verpflichtet, diese Informationen weiterzugeben. Nur Personen mit ordnungsgemäßen Anmeldeinformationen und Sicherheitsfreigaben könnten möglicherweise auf diese Verschlusssachen zugreifen.
Im Laufe der Jahre haben Journalisten und betroffene Privatpersonen rechtliche Schritte eingeleitet, um Zugang zu Informationen zu erhalten, die die Regierung für notwendig erachtet. Das Informationsfreiheitsgesetz (FOIA) erlaubt es Privatpersonen, Regierungsbehörden um die Freigabe freigegebener oder öffentlicher Dokumente zu ersuchen, aber viele dieser Dokumente kommen in geschwärzter Form an, was bedeutet, dass die Schrift selbst (oder Teile davon) mit schwarze Tinte. Informationen, die beispielsweise Angelegenheiten der nationalen Sicherheit oder laufende strafrechtliche Ermittlungen betreffen können, können weiterhin als klassifiziert gelten, auch wenn das Dokument selbst durch das Informationsfreiheitsgesetz freigegeben wird.