Eine tatsächliche Vollmacht ist eine Partei, die aufgrund einer implizit oder explizit delegierten Vollmacht berechtigt ist, im Namen eines anderen als Vertreter zu handeln. Diese Person kann nach dem Gesetz Entscheidungen für den Auftraggeber treffen. Der Begriff „Express-Autorität“ kann in einigen Situationen auch verwendet werden, je nach regionaler Terminologie und Präferenz. Entscheidungen dieser Partei sind rechtsverbindlich und können vor Gericht vollstreckt werden.
Idealerweise verfügt eine tatsächliche Behörde über eine ausdrückliche schriftliche Vollmacht des Auftraggebers, da dies die sicherste Art der rechtlichen Dokumentation ist, auf die sich die Rechtskraft stützen kann. Beispielsweise könnte ein Vorgesetzter einem Verkäufer im Falle einer Kundenreklamation schriftlich die Erlaubnis erteilen, die Verkaufspreise zu senken. Der Sachbearbeiter ist eine tatsächliche Behörde, die befugt ist, Rabatte zu gewähren, um Kunden zufrieden zu stellen. Wenn ein Arbeitgeber die Angelegenheit später vor Gericht bringt und behauptet, dass der Sachbearbeiter außerhalb des Zuständigkeitsbereichs gehandelt habe, kann das Gericht aufgrund der Unterlagen entscheiden, dass der Sachbearbeiter nicht aus der Reihe geraten ist.
Bei der impliziten Autorität wird die spezifische Autorität nicht delegiert, sondern wird durch die Art eines Vertrags oder einer Vereinbarung impliziert, da sie zur Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist. In diesem Beispiel könnte ein Vorgesetzter angeben, dass die Sachbearbeiter vernünftig handeln können, um Kundenbeschwerden so schnell wie möglich zu lösen. Auch wenn einem Sachbearbeiter keine ausdrückliche Erlaubnis erteilt wurde, einen Rabatt anzubieten, kann der Sachbearbeiter dies tun, da dies die schnellste Lösung für eine Beschwerde sein könnte.
Es ist möglich, mit mündlicher Erlaubnis als tatsächliche Behörde aufzutreten, was jedoch problematisch sein kann, wenn die Tätigkeit eines Vertreters später vor Gericht angefochten wird. Wenn eine Person einem Agenten die mündliche Erlaubnis erteilt, kann es eine gute Idee sein, eine schriftliche Bestätigung für die Unterlagen des Agenten nachzureichen. Im Streitfall liefert dieses Dokument den Nachweis, dass beide Parteien den Umfang und die Grenzen der Befugnisse verstanden haben. Andernfalls kann ein Fall zu einem Fall werden, der stark auf Zeugenaussagen angewiesen ist, und Zeugen sind nicht immer zuverlässig.
Wenn Zweifel bestehen, ob ein Vertreter eine tatsächliche Behörde ist, können Sie eine Bestätigung verlangen. Dies kann beispielsweise eine Dienstkarte oder einen Mitarbeiterausweis umfassen, um einem Gesprächspartner zu versichern, dass der Agent einen Dritten korrekt vertritt. Ebenso können Anwälte und Personen, die als Bevollmächtigte wie Gesundheitsvertreter handeln, Kopien der Rechtsdokumente mit sich führen, die Befugnisse delegieren. Diese Dokumente dienen als Nachweis dafür, dass es sich um eine tatsächliche Behörde handelt, die in einer Angelegenheit gesetzlich entscheidungsbefugt ist.