Verkäufer sind Einzelpersonen oder Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an andere Einzelpersonen oder Unternehmen liefern. Lieferantenmanagement ist ein Begriff, der verwendet wird, um den Prozess der Suche, Qualifizierung und Geschäftsabwicklung mit Lieferanten zu beschreiben. Zu den üblichen Aktivitäten gehören die Recherche von Lieferanten, das Aushandeln von Verträgen, das Einholen von Angeboten, die Leistungsbewertung, das Erstellen und Aktualisieren von Lieferantendateien und das Sicherstellen, dass Zahlungen ordnungsgemäß erfolgen.
Sobald ein Unternehmen feststellt, dass es einen Bedarf hat, der ausgelagert werden muss, beginnt das Lieferantenmanagement. Das Unternehmen muss einen oder mehrere Anbieter finden, die die benötigte Ware oder Dienstleistung liefern können, und jeden Anbieter anhand von Preisen, Fähigkeiten, Durchlaufzeiten, Arbeitsqualität und Unternehmensreputation bewerten. Dieser Prozess beinhaltet oft das Anfordern von Preisen, das Überprüfen von Referenzen und das Recherchieren des Unternehmens über Online-Ressourcen. Es kann auch die Überprüfung der finanziellen Stabilität, der Versicherung und der Zertifizierungen des potenziellen Verkäufers umfassen.
Nachdem die Lieferanten ausgewählt wurden, besteht die Lieferantenverwaltung darin, einen Pool von Lieferanten zu verwalten, Aufträge oder Verträge nach Bedarf zuzuweisen, die Leistung der Lieferanten zu überwachen und sicherzustellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden. In großen Unternehmen hat ein Vendor Manager oft mehr als einen Vendor im Pool für jede Art von Serviceprodukt. Bestimmte Anbieter können bevorzugt werden, was bedeutet, dass sie die erste Wahl sind, wenn ein Projekt entsteht. Andere können Backup-Anbieter sein, die hinzugezogen werden, wenn der bevorzugte Anbieter ein bestimmtes Projekt nicht annehmen kann oder seine Leistung nicht erbracht hat.
Das Lieferantenmanagement beinhaltet oft viel elektronische oder manuelle Papierarbeit. Viele Kreditorenbuchhaltungssysteme erfordern die Einrichtung von Lieferanten in einer Datenbank. Dies kann die Erfassung von Lieferantenkontaktinformationen, Versicherungsbescheinigungen und Steueridentifikationsnummern erfordern. Wenn der Verkäufer Zugriff auf proprietäre oder private Informationen hat, muss normalerweise eine Geheimhaltungsvereinbarung oder eine andere derartige Vereinbarung unterzeichnet und in die Akten des Verkäufers aufgenommen werden. Viele Unternehmen verlangen, dass die Lieferantendateien jährlich aktualisiert werden, daher muss ein Lieferantenmanager sicherstellen, dass jedes Jahr aktuelle Dokumente abgerufen werden.
Der Begriff Vendor Management wird normalerweise im Kontext des Geschäftsbetriebs verwendet, aber auch Einzelpersonen müssen von Zeit zu Zeit Vendoren verwalten. Ein Hausbesitzer muss beispielsweise mit einem Dachdecker oder Innenarchitekten einen Vertrag abschließen; In dieser Situation muss er wie ein Unternehmen Angebote einholen, einen Lieferanten auswählen, die Qualität der Arbeit überwachen und die Zahlung verarbeiten. Friseursalons, Versicherungsagenten, Kinderbetreuungseinrichtungen und ähnliche persönliche Dienstleistungen sind ebenfalls Beispiele für Anbieter, mit denen eine Person häufig zusammenarbeiten kann.