Das Rechnungsmanagement ist eine interne Geschäftsfunktion, die für die Verwaltung von Dokumenten von Lieferanten oder Lieferanten verantwortlich ist. Rechnungen stellen ein Quelldokument im Rechnungswesen dar. Quelldokumente enthalten spezifische Informationen zu einer Finanztransaktion. Anbieter erbringen in der Regel externe Dienstleistungen wie Wartung, Versorgungsunternehmen, Büromaterial oder Werbung für Unternehmen. Lieferanten repräsentieren Unternehmen, die Unternehmen mit wirtschaftlichen Ressourcen versorgen. Zu den wirtschaftlichen Ressourcen gehören die Rohstoffe und die direkte Arbeitskraft, die zur Herstellung von Konsumgütern oder Dienstleistungen benötigt werden. Unternehmen verwenden Rechnungsmanagementprozesse, um sicherzustellen, dass Lieferanten und Lieferanten die Zahlungen rechtzeitig erhalten.
Ein gängiger Rechnungsverwaltungsprozess ist das Drei-Wege-Match-System, das in Kreditorenbuchhaltungsfunktionen zu finden ist. Bestellungen stellen die internen Informationen des Unternehmens dar, die Einzelpersonen spezifische Berechtigungen zum Kauf von Artikeln von Kreditoren oder Lieferanten bieten. In einem Unternehmen gibt es normalerweise zwei Kopien von Bestellungen. Eine wird an den Lieferanten oder Lieferanten gesendet und eine wird in der Buchhaltung des Unternehmens aufbewahrt. Dieses Dokument kommt später im Rechnungsmanagementprozess zum Tragen.
Unternehmen, die Geschäftstechnologie-Software verwenden, können elektronische Kopien von Bestellungen verwenden. Anstatt eine Papierkopie in einer Datei zu speichern, scannen Unternehmen diese Informationen möglicherweise in eine Serverdatenbank ein. Dies ermöglicht es Einzelpersonen, die Bestellung nach Bedarf zu überprüfen oder abzurufen. Unternehmenssoftware kann auch die Genauigkeit von Bestellinformationen erhöhen.
Das zweite Dokument im Drei-Wege-Match-Rechnungsmanagementsystem ist das Eingangsticket. Das Empfangsticket und zeigt an, dass alle Waren oder Dienstleistungen gemäß der Bestellung beim Unternehmen eingegangen sind. Der Erhalt von Tickets liegt normalerweise in der Verantwortung des Lager- oder Verwaltungspersonals des Unternehmens. Eine Kopie der Bestellung und des Empfangsscheins wird an die Buchhaltung gesendet, um die Rechnungszahlung abzuschließen.
Viele Anbieter und Lieferanten bieten ihren Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, bevor Gebühren und Zinsen für unbezahlte Guthaben berechnet werden. Kreditorenbuchhalter legen das Eingangsticket und die Bestellung in einer offenen Datei ab. Nach Erhalt der Schlussrechnung des Verkäufers mit der Aufforderung zur Zahlung gleicht der Kreditorensachbearbeiter alle drei Dokumente ab, um sicherzustellen, dass die Informationen übereinstimmen. Die Übereinstimmung der Informationen jedes Dokuments ist der Kern des Drei-Wege-Rechnungsmanagementsystems. Unternehmen bezahlen selten Lieferanten oder Lieferanten, wenn die Dokumente nicht übereinstimmen. Sobald der Kreditorenprozess abgeschlossen ist, stellen die Sachbearbeiter einen Scheck für die Rechnung aus, fordern die Unterschrift des Eigentümers oder des zuständigen Managers an und senden den Scheck per Post.
Unternehmen können maßgeschneiderte Rechnungsmanagementsysteme einsetzen. Geschäftsinhaber und Manager werden ein System entwickeln, das ihre Backoffice- und Buchhaltungsfunktionen optimal unterstützt. Größere Unternehmen, die jeden Monat mehrere hundert Rechnungen erhalten, wünschen sich möglicherweise ein einfacheres System als das Drei-Wege-Match. Das Rechnungsmanagement erfordert nicht, dass alle Unternehmen dasselbe System verwenden.