Die Verwaltung von Regierungsverträgen ist der Prozess der Verwaltung einer Vereinbarung über die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen zwischen einer privaten Partei und einer staatlichen Stelle, um die im Vertrag vorgeschriebenen Ausgaben-, Einstellungs-, Aufzeichnungs- und Prüfungsanforderungen zu erfüllen. Diese Verträge unterliegen in der Regel erheblichen rechtlichen Beschränkungen hinsichtlich der Verwendung öffentlicher Mittel in Bezug auf die Verwendung der Gelder und die Art und Weise, wie eine Vertragspartei arbeiten kann. Aus dem Missbrauch, der Misswirtschaft oder der Veruntreuung staatlicher Gelder können strenge zivil- und strafrechtliche Sanktionen resultieren. Das Vertragsmanagement versucht sicherzustellen, dass es eine Person gibt, die mit den Gesetzen vertraut ist und die ordnungsgemäße Aufzeichnungen führt, um die Einhaltung im Falle einer Prüfung nachzuweisen.
Ein Unternehmen oder eine natürliche Person kann mit jeder staatlichen Stelle in jeder Gerichtsbarkeit einen Vertrag abschließen, solange die Regierung befugt ist, Verträge über Waren und Dienstleistungen aus dem privaten Sektor abzuschließen. In den USA kann ein Unternehmen Verträge mit Bundes-, Landes- oder Stadtregierungen abschließen, solange das Unternehmen zuerst den Prozess der Zulassung zu einem zugelassenen Anbieter bei jeder Regierungsbehörde durchläuft. Regierungsaufträge werden im Allgemeinen als sichere Einnahmequelle angesehen, da die Wahrscheinlichkeit, dass der Staat seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt, sehr gering ist mit den gesetzlichen und buchhalterischen Pflichten.
Das Hauptanliegen der Verwaltung von Regierungsverträgen ist die Einhaltung. Jeder Vertrag hat seine eigenen Parameter, die sich aus öffentlichen Zielen und an das Geld gebundenen Zielen ableiten. Zum Beispiel kann ein Stadtregierungsvertrag verlangen, dass mindestens 50 Prozent der Personen, die an dem Vertrag arbeiten, aus lokalen Gemeinden stammen. Ein staatlicher Bildungsvertrag kann Leistungsparameter wie das Erreichen einer bestimmten Erfolgsquote beinhalten. Diese vertragsspezifischen Anforderungen müssen verfolgt und dokumentiert werden, und einige Verträge erfordern eine regelmäßige Berichterstattung über die Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele.
Neben besonderen Anforderungen beinhaltet ein Regierungsauftrag die stillschweigende Verpflichtung, die Vorschriften dieser Regierung bezüglich der Verwendung öffentlicher Mittel einzuhalten. Beispielsweise darf ein Anbieter von US-Bundesbehörden bei der Einstellung nicht diskriminieren und muss die bundesstaatlichen Standards für die Arbeitssicherheit einhalten. Ein Unternehmen mit mehreren Verträgen in verschiedenen Rechtsordnungen hat in der Tat mehrere Kunden mit mehreren Konten, und jeder Kunde und jedes Konto hat unterschiedliche Bedürfnisse. Jedes erfordert Dienstleistungen zur Verwaltung von Kundenkonten, die in diesem Zusammenhang die Verwaltung von Regierungsaufträgen sind.
Ein Vertragsadministrator muss keinen juristischen Hintergrund haben, kann aber besonders hilfreich sein. Die Verwaltung von Regierungsverträgen wird oft in rechtliche und buchhalterische Zuständigkeiten aufgeteilt. Der Rechtsbereich sorgt für die Einhaltung von Vertragsbedingungen wie Anstellung, Sicherheitsstandards oder Versicherungspflichten. Zu den Aufgaben der Rechnungslegung gehört es, sicherzustellen, dass die Mittelausgaben mit dem Budget oder dem Preisvorschlag übereinstimmen, der zur Erlangung des Vertrags vorgelegt wurde, und dass staatliche Gelder nicht vermischt werden und nur für zulässige Ausgaben in genehmigten Beträgen ausgegeben werden.