Die Prozessplanung ist ein wichtiger Schritt in den umfassenderen Bemühungen, die als Prozessmanagement bekannt sind. Die Idee hinter dieser Art der Planung besteht darin, die mit dem Prozess verbundenen allgemeinen Ziele zu identifizieren und ein umfassendes Konzept der Schritte dieses Prozesses zu entwickeln. Aus dieser Perspektive trägt eine solche Planung dazu bei, den betrachteten Prozess zu skizzieren, der dann mit Details konkretisiert und in einem größeren Projekt zu einem tragfähigen Prozess erstellt werden kann. Um die Planung zielführend zu halten, ist es wichtig, die Ziele für den Prozess zu identifizieren, grobe Schritte in Betracht zu ziehen, die es ermöglichen, diese Ziele zu erreichen, und diese Schritte dann in eine logische Reihenfolge zu bringen.
Bevor bei der Prozessplanung Fortschritte erzielt werden können, ist es wichtig, das gewünschte Ergebnis dieses Prozesses zu ermitteln. Das Festlegen von Zielen für den Prozess bietet den grundlegenden Rahmen, um herauszufinden, wie der Prozess funktionieren muss, um diese Ziele zu erreichen. Als Teil des Prozesses wird die Berücksichtigung nicht nur der Frage, was er tun sollte, sondern auch, warum dieser Prozess zu einem bestimmten Ergebnis führen sollte, dazu beitragen, eine klare Agenda für die weitere Entwicklung festzulegen.
Sobald die Ziele festgelegt sind, kann die Prozessplanung dazu übergehen, die allgemeinen Schritte dieses Prozesses zu definieren. An dieser Stelle wird nicht versucht, Einzelheiten zu jedem dieser Schritte zu definieren. Die Idee ist, eine allgemeine Idee zu entwickeln, wie man die gewünschten Ziele erreicht, und dann diese groben Schritte in eine logische und praktikable Abfolge zu bringen. Achten Sie darauf, die Schritte so kurz wie möglich zu halten, um den Prozess nicht zu verkomplizieren.
In manchen Fällen kann die Versuchung groß sein, die Grenzen zwischen Prozessplanung und Prozessmanagement zu verwischen. Typischerweise ist es sinnvoll, zwischen beiden klar zu unterscheiden und sich auf die Planung zu konzentrieren, um einen allgemeinen Ansatz zu schaffen, der später mit spezifischen Details versehen werden kann. Dies trägt dazu bei, eine solide Grundlage zu schaffen, auf die man sich bei der Bewertung beziehen kann, wie die Schritte am besten gehandhabt werden können. Darüber hinaus kann die im Rahmen der Prozessplanung entwickelte Gliederung es erleichtern, die Ziele bei der Festlegung der Einzelheiten der einzelnen Schritte im Auge zu behalten, eine Eigenschaft, die häufig verhindert, dass man sich auf Nebenthemen einlässt, die die Dinge unnötig komplizieren könnten.