Um eine Kopie einer beglaubigten Geburtsurkunde zu erhalten, muss der Antragsteller einen Antrag auf Geburtsurkunde ausfüllen. Dieser Antrag kann auf verschiedene Weise gestellt werden, in der Regel beim Standesamt der Gerichtsbarkeit, in der die Person geboren wurde, deren Geburtsurkunde Sie besorgen möchten. Im Antrag auf Geburtsurkunde muss die anfragende Partei in der Regel so viele Informationen wie möglich ausfüllen, um die gesuchte Geburtsurkunde zu identifizieren. Nach dem Ausfüllen des Antrags sendet der Antragsteller diesen an das zuständige Personenstandsamt zurück, in der Regel gegen eine Gebühr.
Anträge auf Geburtsurkunde werden in der Regel von einem Amt für Lebensdatensätze einer Gerichtsbarkeit ausgestellt, empfangen und bearbeitet. Im Allgemeinen kann jeder, der eine beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde anfordern möchte, diesen Antrag entweder durch Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Amt telefonisch oder durch Herunterladen von der Website des Amtes finden. Die Verfügbarkeit dieser Anwendungen für die breite Öffentlichkeit hängt jedoch von den Vorschriften der Gerichtsbarkeit ab.
Beim Standardantrag für eine Geburtsurkunde muss der Antragsteller so viele Informationen wie möglich über die Person eingeben, deren Geburtsurkunde er sucht. Die Anwendung kann beispielsweise den Namen, das Datum und den Geburtsort der Person sowie den Namen der Mutter und des Vaters abfragen. Durch die Eingabe von so vielen Informationen über die Person, wie im Antrag auf Geburtsurkunde bekannt, hilft der Antragsteller der Abteilung, die angeforderte Geburtsurkunde zu finden. Je mehr Informationen eingegeben werden, desto besser sind die Chancen, dass die Person eine Kopie der Geburtsurkunde erhalten kann.
Nach Ausfüllen des Antrags auf Geburtsurkunde muss der Antragsteller den ausgefüllten Antrag zusammen mit der erforderlichen Gebühr beim zuständigen Personenstandsamt einreichen. Einige Gerichtsbarkeiten verlangen auch, dass die ersuchende Partei eine notariell beglaubigte Erklärung vorlegt, in der sie erklärt, dass sie gesetzlich berechtigt ist, eine Kopie der Geburtsurkunde zu erhalten. Es gibt auch häufige Fälle, in denen das Amt für Lebensdaten wahrscheinlich auf die Gebühr verzichtet. Beispielsweise wird für Bezirksstaatsanwälte, die eine Kopie der Geburtsurkunde zum Zwecke der Durchsetzung des Kindesunterhalts anfordern, häufig die Gebühr erlassen. Darüber hinaus können auch Militärveteranen, die eine Kopie einer Geburtsurkunde zur Feststellung ihrer militärischen Leistungen benötigen, auf ihre Gebühren erlassen werden.