Para obtener una copia de un acta de nacimiento certificada, la parte solicitante deberá completar una solicitud de acta de nacimiento. Esta solicitud se puede obtener de varias maneras, generalmente en la oficina de registros vitales de la jurisdicción en la que nació la persona cuyo certificado de nacimiento está buscando obtener una copia. La solicitud de certificado de nacimiento generalmente hace que la parte solicitante complete la mayor cantidad de información posible para identificar el certificado de nacimiento solicitado. Después de completar la solicitud, la parte solicitante la enviará de regreso a la oficina correspondiente de registros vitales, generalmente acompañada de una tarifa.
Las solicitudes de certificado de nacimiento generalmente son emitidas, recibidas y procesadas por la oficina de registros vitales de una jurisdicción. Por lo general, cualquier persona que desee obtener una copia certificada de un acta de nacimiento puede encontrar esta solicitud comunicándose con la oficina correspondiente por teléfono o descargando una del sitio web de la oficina. Sin embargo, la disponibilidad de estas aplicaciones para el público en general dependerá de las reglas de la jurisdicción.
La solicitud de certificado de nacimiento estándar implica que la parte solicitante ingrese la mayor cantidad de información posible sobre la persona cuyo certificado de nacimiento está buscando. Por ejemplo, la aplicación puede solicitar el nombre, la fecha y el lugar de nacimiento de la persona, así como el nombre de su madre y el nombre del padre. Al ingresar tanta información sobre la persona como se conoce en la solicitud de certificado de nacimiento, la parte solicitante ayudará al departamento a localizar el certificado de nacimiento solicitado. Cuanta más información ingrese, mayores serán las posibilidades de que la persona pueda obtener una copia del certificado de nacimiento.
Después de completar la solicitud de certificado de nacimiento, la parte solicitante tendrá que entregar la solicitud completa a la oficina de registros vitales correspondiente junto con los honorarios necesarios. Algunas jurisdicciones también requieren que la parte solicitante proporcione una declaración jurada ante notario declarando que está autorizado por ley para recibir una copia del certificado de nacimiento. También hay casos comunes en los que es probable que la oficina de registros vitales renuncie a la tarifa. Por ejemplo, a los fiscales de distrito que soliciten una copia del acta de nacimiento para fines de cumplimiento de la manutención de los hijos, a menudo se les exonerará de sus honorarios. Además, a los veteranos militares que necesiten una copia de un certificado de nacimiento con el fin de establecer sus beneficios militares también se les puede eximir de sus tarifas.